Dự án “lớn nhất trong lịch sử ERP” về đích

Theo đó, FPT sẽ triển khai giải pháp ERP SAP cho Petrolimex theo phương thức trọn gói gồm cả hạ tầng (phần cứng) và giải pháp (phần mềm). Dự án có quy mô lớn, phạm vi rộng với 118 điểm triển khai, cho gần 1.500 người dùng tại Tập đoàn, 42 Công ty, 21 Chi nhánh, 11 Xí nghiệp, 44 kho và tổng kho xăng dầu trên toàn quốc.

Cho đến hiện tại, dự án hợp tác giữa Petrolimex và FPT vẫn có giá trị lớn nhất trong lịch sử ERP. Dự án còn có ý nghĩa khi lần đầu tiên một công ty Việt Nam làm tổng thầu dự án ERP lớn hàng chục triệu USD, làm thay đổi quan niệm trước đây cho rằng, chỉ đối tác nước ngoài mới đủ năng lực làm tổng thầu các dự án lớn.

ERP Petrolimex có thuận lợi lớn nhất là quyết tâm của ban lãnh đạo hai bên; Petrolimex xác định triển khai ERP là nhu cầu cấp bách của chính mình, đã tìm kiếm giải pháp ERP nhiều năm; đã có các quy trình tự xây dựng, nay cần được chuẩn hoá để bám sát quy trình chuẩn quốc tế. Lãnh đạo Petrolimex khẳng định quyết tâm: “Tập đoàn Xăng dầu không phải là tập đoàn đầu tiên triển khai ERP, nhưng nhất định sẽ là tập đoàn đầu tiên triển khai ERP thành công”.

Sau các đợt hội thảo, rất nhiều cuộc họp bàn lớn nhỏ, những cuộc tranh luận gay gắt nảy lửa tưởng chừng dự án không thể đi tiếp được trong suốt 8 tháng căng thẳng, cuối cùng một bộ giải pháp đồ sộ thuộc các phân hệ quản lý hàng hoá và kế toán tài chính với 179 quy trình cũng đã được phê duyệt và cấu trúc trên hệ thống.

Để lại sau lưng những khó khăn của giai đoạn thống nhất giải pháp, đội dự án tiếp tục với thử thách mới trước áp lực triển khai vận hành cho công ty mẹ và 42 công ty, 21 chi nhánh, 11 xí nghiệp, 44 kho và tổng kho trải dài 118 điểm trên khắp cả nước trong trọn một năm từ 1/1/2012 - 1/1/2013.

Quá trình triển khai ERP diễn ra đồng thời với những công việc thường nhật. Tại các thời điểm chuyển đổi hệ thống, hoạt động nhập xuất xăng dầu không bị gián đoạn, nguồn xăng dầu được cung cấp liên tục từ các kho trung tâm tới khách hàng và vận chuyển cho 2.200 cửa hàng xăng dầu; đáp ứng đủ và kịp thời nhu cầu xăng dầu cho sản xuất, an ninh quốc phòng và tiêu dùng nhân dân.

Những thành quả ban đầu

Việc ứng dụng ERP, nhìn từ các góc độ đều thấy sự chuyển biến khá rõ nét trong hoạt động của các bộ phận của Petrolimex: Từ tính liên kết nhóm chặt chẽ hơn đến tính tuân thủ quy trình đã trở thành kỷ luật vận hành hệ thống; từ trạng thái bị động của người quản lý chuyển sang chủ động kiểm soát, phát hiện sớm các lỗi, cập nhật được thông tin sát với thời gian thực để ra quyết định kịp thời.

Với hệ thống dữ liệu tập trung, thông tin được chủ động khai thác trên hệ thống ERP từ Công ty mẹ, đảm bảo tính kịp thời, nhanh và chính xác hơn so với việc thụ động chờ thông tin từ cấp dưới. Đây là sự thay đổi quan trọng nhất giúp người quản lý điều hành cấp cao tại Tập đoàn có thông tin đủ và đúng trước khi quyết định.

Cân đối hàng hoá được kiểm soát và đóng sổ hàng tháng, dữ liệu hạch toán điều chỉnh đều được kiểm soát; rút ngắn thời gian lập quyết toán và thời gian đóng sổ định kỳ theo chế độ kế toán. Khi cần thiết, có thể truy cập tới chứng từ gốc của đơn vị xem thông tin chi tiết theo mục tiêu tìm kiếm…

Hệ thống còn cho phép chủ động kiểm soát, phát hiện sớm các lỗi để hỗ trợ khắc phục kịp thời, đảm bảo tính tuân thủ quy trình của người vận hành hệ thống.

“Việc quản lý doanh thu, tồn kho, giá vốn được cập nhật giúp cho Tập đoàn cung cấp cho các cơ quan quản lý Nhà nước thông tin tin cậy để điều hành đạt các mục tiêu lớn của Quốc gia về thu ngân sách, về kiềm chế lạm phát, đảm bảo tăng trưởng và an sinh xã hội” – Bà Đàm Thị Huyền, Giám đốc Dự án ERP Petrolimex cho biết.