Nhiều doanh nghiệp đã hoàn thiện nền tảng kỹ thuật số nhưng vẫn phải giải quyết hàng tá công việc hàng ngày liên quan tới giấy tờ. Phần lớn giấy tờ thường cần phải có chữ ký trực tiếp, điều này đòi hỏi người quản lý phải luôn có mặt mới hoàn thiện được các văn bản này. Giải pháp đơn giản giúp khắc phục vấn đề này chính là chữ ký số hay chữ ký điện tử (eSignature).
Trước đây, chữ ký số từng bị coi là ít hoặc thậm chí là không có giá trị và thẩm quyền thay thế cho chữ ký viết tay. Tuy nhiên, với sự phát triển của khoa học công nghệ, điều này đã thay đổi hoàn toàn.
Chữ ký số ngày nay đã có "trọng lượng" về mặt pháp lý ngang bằng chữ ký viết tay thật, thậm chí còn mở ra con đường mới với nhiều lợi nhuận và sự đổi mới hơn.
Tiết kiệm thời gian
Chỉ cần nghĩ đến khoảng thời gian lãng phí cho việc chờ đợi và ký và các văn bản, chữ ký số giúp tiết kiệm khoảng thời gian quý báu này để dành cho những công việc khác hiệu quả hơn. Việc chuyển sang sử dụng các văn bản ràng buộc về mặt pháp lý kỹ thuật số sẽ giúp quy trình làm việc của doanh nghiệp thuận tiện hơn.
Chữ ký số cũng giúp giải thoát khỏi công việc in tài liệu, ký rồi scan lặp lại nhàm chán, mệt mỏi.
Giảm chi phí đầu tư
Chữ ký số giúp giảm đáng kể chi phí cho tiền cho giấy in, mực in và sửa chữa máy in. Ngoài ra, doanh nghiệp cũng không phải trả tiền cho một số nhân viên để làm các nhiệm vụ hành chính như in, gửi fax và nộp đơn.
Môi trường làm việc kỹ thuật số không cần giấy tờ sẽ giúp doanh nghiệp tiết kiệm chi phí và làm việc hiệu quả hơn rất nhiều. Thậm chí, khoản tiền dành cho việc mua giấy và mực in có thể dành để đầu tư cho những mục đích khác mang lại lợi nhuận tốt hơn.
Ngoài ra, tiết kiệm giấy còn là cách giúp các doanh nghiệp bảo vệ môi trường, giảm bớt số cây bị đốn hạ phục vụ cho ngành công nghiệp sản xuất giấy.
Mang tới trải nghiệm tốt hơn cho khách hàng
Những văn bản giấy tờ rườm rà dễ khiến khách hàng có cảm giác phức tạp, rắc rối. Việc số hóa các thủ tục giấy tờ cần thiết và cho phép những người liên quan ký mọi thứ một cách rõ ràng, có trật tự sẽ mang tới trải nghiệm tốt hơn cho khách hàng.
Tăng hiệu quả công việc
Đưa chữ ký số vào quy trình làm việc cũng đồng nghĩa với việc cải thiện hiệu quả làm việc giữa các đơn vị trong doanh nghiệp. Mỗi đơn vị sẽ tiết kiệm hàng giờ, hàng ngày, thậm chí hàng tháng cho việc lập hóa đơn và chạy đi xin chữ ký một khi chữ ký tay được thay thế bằng chữ ký số.
* Mời quý độc giả theo dõi các chương trình đã phát sóng của Đài Truyền hình Việt Nam trên TV Online và VTVGo!