Cuộc sống bình thường đang dần quay trở lại. Buổi sáng bạn bước ra đường và không khỏi cảm thấy lạ lẫm dù góc phố đó, quãng đường đó bạn đã từng đi lại bao lần. Sau một thay đổi lớn, cơ thể và tâm trí cần được chăm sóc để thích ứng với tình hình mới. Nhưng bạn biết không, khi đi qua một biến cố lớn, bạn học được nhiều điều và trưởng thành hơn bạn nghĩ. Nếu dành ra một thời gian nhất định cho bản thân để nhìn lại, đúc kết, điều chỉnh, lên kế hoạch cho một chặng đường mới, bạn sẽ thấy áp lực sẽ giảm đi nhiều, và bạn sẽ bước tiếp với một tâm thế mới.

Ở các doanh nghiệp lớn, những buổi tập huấn IMCR (Incident Management & Crisis Resolution: quản trị sự cố và giải quyết khủng hoảng) luôn được duy trì ít nhất 2 lần mỗi năm. Tại những buổi đó sẽ có các tình huống giả định để các nhóm tham gia thảo luận, đánh giá, trình bày phương án. Nhờ việc thường xuyên được tập huấn và chuẩn bị kỹ càng, nên khi xảy ra khủng hoảng việc xử lý và đối diện với vấn đề sẽ được thực hiện theo một quy trình thống nhất, bài bản nên không bị lúng túng. Ai vào việc đó, đúng vị trí của mình. Việc dự đoán, chuẩn bị và tập dược là một khâu quan trọng. Sau đây là 5 nguyên tắc lãnh đạo trong khủng hoảng mà bạn có thể tham khảo và áp dụng cho tổ chức và cho chính cá nhân mình

"Đứt gãy chuỗi cung ứng" chắc hẳn là cụm từ bạn được nghe nhắc đến nhiều trên những phương tiện truyền thông khi nói đến một trong những nguy cơ lớn của nền kinh tế. Để đảm bảo một chuỗi cung ứng được vận hành xuyên suốt này, là sự tham gia của rất nhiều thành phần: doanh nghiệp, doanh nghiệp phụ trợ, vận tải, dịch vụ, và chính phủ với vai trò điều tiết. Chính vì vậy, lãnh đạo trong giai đoạn khủng hoảng cần một tư duy mang tính hệ thống nhiều hơn. Công ty bạn ở đâu trong chuỗi cung ứng? Làm thế nào để cùng nhau giải quyết sự cố không mong muốn đó?

Trong khủng hoảng, các nhà lãnh đạo cần chuyển tư duy từ cấp độ cá nhân hoặc tổ chức sang các mối quan hệ tương hỗ lẫn nhau rộng lớn hơn mà tổ chức có, thay vì chi tập trung vào lĩnh vực kinh doanh của riêng mình.

Có rất nhiều thách thức xung quanh tính liên tục của hoạt động kinh doanh, và các lựa chọn đưa ra ngay bây giờ sẽ giúp tạo dựng năng lực chống chịu và nhạy bén qua giai đoạn bất ổn kéo dài. Những quyết định đó cần bao gồm tất cả các bên liên quan để duy trì khả năng tồn tại của hệ thống mà tổ chức là một phần trong đó, hoặc thậm chí là bản thân các hệ thống. Lấy ví dụ, do hậu quả của đại dịch COVID - 19, các nhà lãnh đạo phải đưa những quyết định ảnh hưởng lớn tới lợi nhuận ròng, khả năng đóng cửa doanh nghiệp và điều này cũng tác động tới đội ngũ nhân viên và gia đình của họ.

Trong giai đoạn đó, đã có những mùa giải thể thao phải hủy bỏ, các công viên giải trí phải đóng cửa, các hội nghị bị hoãn và bản danh sách còn kéo dài thêm. Lãnh đạo của mỗi tổ chức đó đã phải đưa ra những quyết định vượt lên trên lợi ích cá nhân của họ. Thông thường, trong một cuộc khủng hoảng, nguyên nhân khiến việc ra quyết định khó được thống nhất là bởi vì chúng ta không chấp nhận nổi cái giá phải trả về mặt cá nhân. Nhưng như chúng ta thường nói, lãnh đạo đồng nghĩa với mất quyền suy nghĩ vì bản thân, vậy nên, nếu muốn lãnh đạo tốt trong khủng hoảng, bạn phải đặt lợi ích của tổ chức lên trước.

Trong mọi cuộc khủng hoảng, luôn có những thông tin mà bạn không kiểm soát được. Các phương tiện truyền thông lẫn mọi người xung quanh không ngớt cập nhật thông tin, khiến nỗi sợ hãi càng dâng cao. Chẳng hạn như, trên các phương tiện truyền thông xã hội có rất nhiều thông tin sai lệch về đại dịch; khuyến cáo chính thức về sức khỏe trộn lẫn với các mục đích bất chính phía sau, thông tin về các phương thuốc chữa trị giả mạo và tuyên bố sai lệch về cách thức virus lây truyền tràn ngập khắp nơi. Có thể bạn chưa mắc virus, nhưng vì hoang mang lo sợ mà ra quyết định sai, thì hậu quả có thể nguy hại hơn.

Một trong những cách lãnh đạo người khác tốt nhất trong thời kỳ khủng hoảng là lãnh đạo bản thân thật hiệu quả, vậy nên bạn hãy cố gắng thu thập thông tin từ những nguồn đáng tin cậy, hay học hỏi về những gì đang thực sự diễn ra. Và hãy gây dựng xung quanh bạn một đội ngũ những người có cùng chí hướng, có chung khao khát về sự thật và trí tuệ.

Là một lãnh đạo, bạn hẳn sẽ hiểu hơn ai hết tầm quan trọng của mạng lưới hỗ trợ. Trong khủng hoảng, điều tuyệt vời nhất và cũng minh chứng rõ nhất về việc bạn đã xây dựng được mạng lưới hỗ trợ hiệu quả như thế nào, là việc bạn có thể tìm đến họ và nói: "Này, tôi đang phải xử lý chuyện này đây."

Nhóm cố vấn thân cận sẽ không ngại nêu lên ý kiến của họ dành cho tình hình của bạn, những góc nhìn khác sẽ giúp bạn rất nhiều trong quá trình ra quyết định. Nhà lãnh đạo cần tự nhận thức và chấp nhận rằng trong khủng hoảng bạn đang đối mặt với rất nhiều áp lực và chịu trách nhiệm đưa ra những quyết định hết sức hóc hiểm và khó khăn nhưng chẳng mấy rõ ràng. Việc có những tiếng nói đáng tin cậy xung quanh sẽ giúp bạn đưa ra quyết định tốt hơn. Và ngược lại, nếu không có một đội ngũ như vậy, bạn và tổ chức có thể dễ đưa ra những quyết định yếu kém gây bất lợi hay thiệt hại cho tổ chức.

Vì vậy, trước hết bạn cần tăng cường hợp tác bên trong lẫn bên ngoài doanh nghiệp, cả với những người hoạt động cùng lĩnh vực lẫn các tổ chức cùng hoặc khác vị trí địa lý. Điều này chủ yếu phụ thuộc vào việc tổ chức sở hữu người phù hợp và có khả năng tiếp tục dẫn dắt mọi người. Quá trình hoạch định nhân sự có ý nghĩa lớn lúc này. Ở thời điểm hiện tại, chúng ta có thể nhận thức sâu sắc nhất về điều đó trong các ngành dễ bị tổn thương như giải trí, bán lẻ, và hàng không.

Trong hoàn cảnh này, việc trong tầm kiểm soát là mỗi doanh nghiệp nên tập trung vào ba bộ phận: thứ nhất là tiền sảnh - "bộ mặt" của doanh nghiệp (lễ tân, chăm sóc khách hàng, tổng đài…) và cách tương tác với khách hàng, xem xét cách khách đặt hàng khác nhau, theo dõi khách hàng mới tham gia vào thị trường doanh nghiệp hoạt động bởi có thể nhu cầu đang tăng nhanh. Thứ hai là trung sảnh – nơi diễn ra các hoạt động sản xuất, hậu cần, hoặc dịch vụ mà bạn có, giao thiệp với các nhà cung cấp, xác định sản phẩm nên đưa vào sản xuất, sau đó phân bổ trong nhóm hoặc trong công ty. Và cuối cùng là bộ phận hậu sảnh – nơi triển khai các dịch vụ hỗ trợ.

Bạn cần đẩy nhanh tốc độ xử lý. Trong giai đoạn khủng hoảng, các nhà lãnh đạo không chỉ cần lên tiếng, mà còn cần hành động. Họ phải nhận thức được rằng không có siêu nhân nào luôn đưa ra quyết định đúng. Nhưng các nhà điều hành và quản lý cấp cao phải sẵn sàng đối mặt và giải quyết khủng hoảng cho tổ chức suốt 24/7, nếu không, mọi người sẽ kiệt sức và từ bỏ trước bạn. Vì vậy, điều tối quan trọng là bạn phải xây dựng được cấu trúc phân cấp phân quyền hợp lý, để tránh tình trạng nhân viên (và bản thân bạn) bị kiệt sức.

Một trong những vấn đề mà chúng ta hay gặp phải là ai cũng e sợ hậu quả của sai lầm. Một đội ngũ không e ngại sai lầm sẽ đặt câu hỏi, phác thảo kết luận, không ngừng thử nghiệm, tìm tòi ý tưởng mới và mở rộng phạm vi tư duy. "Make progress, not perfection" chính là điều luôn được khuyến khích ở các doanh nghiệp lớn.

Trong giai đoạn khủng hoảng, nhà lãnh đạo phải có năng lực dám chấp nhận rủi ro, tìm tòi thử nghiệm, đặt câu hỏi và quan sát mọi thứ. Thông qua việc kiểm tra giả định cũ, thử nghiệm khả năng và hoạt động mới, tương tác với nhiều kiểu người khác nhau, và tiếp cận các phương thức giải quyết vấn đề mới lạ, nhà lãnh đạo có thể thay đổi cách tư duy, và làm chủ thời gian – thứ tài sản quý giá mà họ có trong mọi cuộc khủng hoảng.

Trong khủng hoảng, cảm giác hoang mang lo lắng sẽ tăng cao, đôi khi việc thiếu khuyết lời khuyên có thể dẫn tới bối rối, hỗn loạn. Ở thời khắc gian nan này, tiếng nói của người lãnh đạo là quan trọng hơn bao giờ hết.

Ngay cả khi nhân viên làm việc từ xa, người lãnh đạo vẫn cần hiện hữu, thể hiện đúng vai trò của mình trong những thời điểm bất định đó. Bạn phải làm gì đó tạo nên sự khác biệt cho mọi người, mang tới hi vọng và niềm tin rằng mọi chuyện rồi sẽ ổn.

Sự hoang mang lo lắng thường tăng lên bởi một số lý do. Trong trường hợp COVID-19, thứ nhất là bản thân virus, nhưng cũng bởi thực trạng nền kinh tế - doanh nghiệp đóng cửa và mọi người mất việc – khiến sự hoảng loạn xâm chiếm và nhân viên xa rời các mục tiêu của công ty. Nhà lãnh đạo nên hiểu rằng họ không chỉ phải ứng phó với virus – dù nó là vấn đề trọng tâm – mà còn phải ứng phó với sự hoang mang hoảng loạn kia nữa.

Các mục tiêu ngắn hạn để vượt qua khủng hoảng cần được truyền đạt và lặp đi lặp lại. Đội ngũ lãnh đạo phải thường xuyên hiện hữu, thường xuyên liên lạc và tương tác với nhân viên. Bạn sẽ thấy khó khăn hơn để phát hiện một vấn đề cá nhân mà không tiếp xúc trực tiếp với người đó, vậy nên bạn phải giữ liên hệ với họ thông qua nhiều kênh khác nhau.

Chúng ta biết rằng sự nhạy bén chính là chìa khóa khi mọi thứ diễn ra quá nhanh, đồng thời không ngừng nhấn mạnh tầm quan trọng của những người có cái đầu lạnh và thể hiện được năng lực lãnh đạo. Tâm trí bình tĩnh chiếm ưu thế lớn trong thời kỳ khủng hoảng. Và điều này đúng không chỉ với đội ngũ lãnh đạo cấp cao nhất mà còn đúng với toàn bộ tổ chức.

Bạn có thể bước vào một cuộc khủng hoảng, đánh giá mọi thứ ở một bức tranh rộng lớn hơn, sẵn sàng đón nhận thách thức, từ đó tìm kiếm cơ hội tạo khác biệt cho công ty, tổ chức của mình trên chặng đường phía trước.

Cụ thể, trong đại dịch COVID-19, các công ty đã cho phép nhân viên làm việc từ xa, và thói quen này đã khiến càng nhiều người bắt đầu lựa chọn làm việc tại nhà hơn sau đó. Một bài học có thể rút ra cho các nhà lãnh đạo trong tương lai là linh hoạt trong công việc và cho phép nhân viên làm ở nhà bất cứ khi nào có thể.

Thời khắc gian nan chính là thời khắc nhà lãnh đạo vĩ đại thể hiện được bản lĩnh của mình rõ nhất. Mỗi người lãnh đạo sẽ dẫn dắt đội ngũ vượt qua khó khăn thế nào, ra liên quan tới cách họ chuẩn bị trước đó thế nào, cũng như cách họ phản ứng ra sao trong mỗi tình huống. Tôi hy vọng những nguyên tắc lãnh đạo trong khủng hoảng này sẽ giúp bạn và đội ngũ của bạn luôn tập trung, đầy cảm hứng, và hiệu quả giữa lúc khủng hoảng hay trong muôn trùng biến động trên con đường phía trước.

"Khi vừa bước ra khỏi một cuộc khủng hoảng, tôi nghĩ điều thực sự quan trọng là đừng nên cho rằng, "Phù, cuối cùng tất cả cũng đã ở lại phía sau." Bởi vì Không, mọi chuyện chưa hề kết thúc. Con đường phía trước vẫn đầy chông gai thử thách – những thử thách thậm chí còn lớn hơn. Vì vậy, bạn hãy xem xét những ảnh hưởng rộng lớn hơn của cuộc khủng hoảng, về điều bạn có thể làm và khủng hoảng nào bạn có thể dự đoán, năng lực này thực sự quan trọng đối với người lãnh đạo. Bạn cần có đủ can đảm, có cái nhìn thấu triệt, và sẵn sàng bước lên kêu gọi mọi người chú tâm vào nó". - Thạc sĩ Nguyễn Thị Ý Như

Thực hiện: PV

Thiết kế: Duy Nguyễn

* Mời quý độc giả theo dõi các chương trình đã phát sóng của Đài Truyền hình Việt Nam trên TV Online và VTVGo!