Cần làm rõ trách nhiệm khi thuê đơn vị hỗ trợ Ban quản trị chung cư

Dự thảo Luật Nhà ở (sửa đổi) đề xuất cho phép thuê đơn vị chuyên nghiệp thực hiện một số nhiệm vụ của Ban quản trị chung cư. Tuy nhiên, cơ chế này cần làm rõ phạm vi công việc, chi phí và trách nhiệm giám sát.

Ban quản trị chung cư do cư dân bầu ra, đại diện cho quyền và lợi ích của các chủ sở hữu, người sử dụng nhà chung cư. Tuy nhiên, phần lớn thành viên hoạt động kiêm nhiệm, không phải ai cũng có chuyên môn về pháp lý, tài chính, kế toán hay kỹ thuật xây dựng.

Trong khi đó, công việc của Ban quản trị ngày càng phức tạp, từ giám sát hoạt động quản lý vận hành, quản lý kinh phí bảo trì đến lựa chọn nhà thầu, mua sắm và ký kết hợp đồng. Với những chung cư quy mô lớn, có nguồn thu vài tỷ đồng mỗi tháng, quỹ bảo trì lên tới hàng trăm tỷ đồng, yêu cầu về năng lực quản trị càng cao.

Trước thực tế này, Bộ Xây dựng cho biết dự thảo Luật Nhà ở (sửa đổi) bổ sung mô hình thuê đơn vị chuyên nghiệp thực hiện một số nhiệm vụ của Ban quản trị nhà chung cư, nhằm nâng cao chất lượng quản lý và giảm tải khối lượng công việc cho bộ phận này.

Luật Nhà ở hiện hành đã quy định việc thuê đơn vị đủ điều kiện quản lý vận hành nhà chung cư. Tuy nhiên, đề xuất lần này hướng đến một phạm vi khác: cho phép thuê đơn vị chuyên nghiệp thực hiện một số nhiệm vụ thuộc trách nhiệm của Ban quản trị, thay vì chỉ thuê đơn vị trực tiếp quản lý, vận hành tòa nhà.

Theo ông Nguyễn Duy Thành, Phó Chủ tịch Hiệp hội Quản lý vận hành nhà chung cư TP Hồ Chí Minh, cơ chế này có thể phù hợp với những chung cư quy mô lớn, nơi Ban quản trị phải xử lý nhiều công việc vượt quá khả năng chuyên môn của các thành viên.

"Với những khu chung cư quy mô lớn, có nguồn thu vài tỷ đồng mỗi tháng, quỹ bảo trì lên tới hàng trăm tỷ đồng, kiến thức và nhận thức của Ban quản trị có thể còn hạn chế. Khi đó, Ban quản trị có thể thuê đơn vị chuyên môn hỗ trợ các công việc như mua sắm, đấu thầu, ký kết hợp đồng", ông Thành nhận định.

Theo ông Thành, những vấn đề như quản lý dòng tiền, thu hộ - chi hộ, nghĩa vụ xuất hóa đơn và đấu thầu cũng có thể khiến Ban quản trị gặp khó khăn nếu thiếu kiến thức chuyên môn. Việc có đơn vị tư vấn phù hợp sẽ giúp bộ phận này hạn chế rủi ro trong quá trình thực hiện nhiệm vụ.

Tuy nhiên, ông Thành cho rằng cần phân biệt giữa thuê đơn vị tư vấn chuyên môn và thuê một đơn vị đại diện cho Ban quản trị. Ban quản trị vốn có thể chủ động thuê luật sư, chuyên gia thuế, kế toán hoặc đơn vị tư vấn khi cần thiết. Đây là nhu cầu thực tế, không nhất thiết phải hình thành một mô hình đại diện mới.

Tránh phát sinh chi phí, xung đột lợi ích

Một trong những vấn đề được ông Thành lưu ý là nguy cơ xung đột lợi ích nếu đơn vị được thuê để hỗ trợ, giám sát Ban quản trị cũng hoạt động trong lĩnh vực quản lý vận hành.

"Nếu một đơn vị quản lý vận hành được thuê để giám sát một đơn vị quản lý vận hành khác tại cùng chung cư thì có thể phát sinh mâu thuẫn về lợi ích, quyền hạn. Điều này có thể gây bất cập trong quá trình triển khai các công việc quản lý vận hành, thậm chí cả hoạt động bảo trì", ông Thành phân tích.

Bên cạnh đó, việc thuê thêm một đơn vị cũng đồng nghĩa với phát sinh chi phí. Nếu không xác định rõ phạm vi công việc và hiệu quả mang lại, khoản chi này có thể trở thành gánh nặng đối với cư dân. Vì vậy, ông Thành cho rằng việc lựa chọn đơn vị hỗ trợ cần được hội nghị nhà chung cư quyết định, thay vì chỉ do Ban quản trị tự quyết định.

"Việc này vẫn phải phụ thuộc vào Ban quản trị và hội nghị nhà chung cư quyết định. Nếu chỉ để Ban quản trị quyết định thì cư dân có thể đặt câu hỏi về sự cần thiết của khoản chi thuê thêm đơn vị hỗ trợ."

Ở góc độ pháp lý, luật sư Nguyễn Thị Mỹ Viễn cho rằng cần có bộ tiêu chuẩn nghiệp vụ để phân định rõ trách nhiệm giữa các chủ thể trong hoạt động quản lý chung cư. Công việc nào nhân sự tại chỗ có thể thực hiện, công việc nào cần thuê chuyên môn riêng phải được xác định cụ thể, tránh chồng chéo trong quá trình thực hiện.

"Cần một bộ tiêu chuẩn nghiệp vụ phân định rõ ràng trong phạm vi trách nhiệm của đơn vị quản lý vận hành. Hạng mục nào nhân sự tại chỗ sẽ thực hiện và hạng mục nào bắt buộc phải thuê chuyên môn riêng", luật sư Nguyễn Thị Mỹ Viễn đề xuất.

Theo các ý kiến, cơ chế thuê đơn vị chuyên nghiệp chỉ phát huy hiệu quả khi dự thảo luật làm rõ tiêu chí lựa chọn đơn vị, phạm vi công việc được giao, trách nhiệm khi xảy ra sai sót và cơ chế giám sát. Chi phí thuê cũng cần được công khai, minh bạch và có sự đồng thuận của cư dân.

Quan trọng hơn, việc thuê đơn vị chuyên nghiệp không đồng nghĩa với chuyển giao vai trò đại diện của Ban quản trị. Ban quản trị vẫn phải thực hiện chức năng đại diện, giám sát và bảo vệ quyền lợi cư dân; đơn vị được thuê chỉ thực hiện những công việc được giao trong phạm vi và thẩm quyền xác định.

Đây là điều kiện để chuyên nghiệp hóa hoạt động quản lý chung cư, đồng thời tránh tạo thêm tầng trung gian, phát sinh chi phí hoặc làm suy giảm quyền giám sát của cư dân.