Quản lý hóa đơn điện tử khi bán hàng đa kênh

Luật Quản lý Thuế số 108 năm 2025 được Quốc hội khóa 15 thông qua, và Nghị định 254 của Chính phủ đều có hiệu lực từ ngày 1/7 năm nay, đã quy định rõ nguyên tắc kê khai, nộp thuế, đặc biệt là việc lập hóa đơn điện tử với những hộ, cá nhân có doanh thu trên 1 tỷ đồng/năm. Đây cũng là vấn đề được nhiều hộ kinh doanh online và doanh nghiệp đặc biệt quan tâm. Dù quy định đã có hơn nửa tháng, nhưng nhiều người vẫn còn khá lúng túng trong việc thực hiện quy định mới.

Thứ nhất là xác định doanh thu. Nếu mỗi kênh bán trực tuyến đều có doanh thu riêng thì khi áp dụng quy định về hóa đơn điện tử, doanh thu được xác định theo từng gian hàng hay được tổng hợp chung theo một chủ thể kinh doanh? Đại diện Cục Thuế cho biết, pháp luật thuế quản lý theo người nộp thuế, chứ không quản lý theo từng gian hàng hay từng nền tảng bán hàng. Vì vậy, doanh thu phát sinh từ tất cả các nền tảng phải được tổng hợp chung để xác định nghĩa vụ thuế và việc sử dụng hóa đơn điện tử.

Sau khi xác định được mức doanh thu, thì điều mà những người bán hàng đa kênh quan tâm nhất đó là thực hiện như thế nào cho đúng. Từ việc xử lý hàng tồn kho không có hóa đơn đầu vào, nghĩa vụ lập hóa đơn khi bán hàng trên sàn thương mại điện tử, đến việc xử lý hóa đơn với những đơn hàng bị hoàn trả ra sao…Không ít câu hỏi đã được người bán hàng gửi tới cơ quan thuế để chờ giải đáp.

Chị Trần Thị Thu Nhi, Hộ kinh doanh qua nền tảng số, cho biết: "Tôi đã mua số hóa đơn và chữ ký số, nhưng mà khi gửi lên cơ quan thuế thì cơ quan thuế chưa đồng ý cho xuất hóa đơn vì tôi chưa đảm bảo hóa đơn đầu vào".

Chị Phạm Thị Hoa Mai, Hộ kinh doanh qua nền tảng số, cũng chia sẻ: "Tôi chỉ bán hàng trên sàn thương mại điện tử, mà không bán ở kênh nào khác. Mà bán trên sàn thì sàn đã khấu trừ nộp thuế thay rồi, và cũng báo cáo doanh thu về thuế, tức là không thể thất thoát được 1 đơn hàng nào, mà bây giờ lại phải xuất hóa đơn điện tử. Có rất nhiều hàng tồn từ năm ngoái đến năm nay không có hóa đơn đầu vào, nên chúng tôi cũng không biết xuất như thế nào".

Chị Trần Nguyễn Ánh Ngọc, Hộ kinh doanh qua nền tảng số cũng gửi tới thắc mắc: "Khách hàng người ta đổi ý, đổi món thì mình phải xuất huỷ hoá đơn, làm lại hoá đơn mới, thì mình không biết xuất huỷ hoá đơn như vậy có sai không?"

Giải đáp những băn khoăn của người bán hàng đa kênh tại Hội thảo "Những quy định quan trọng khi triển khai chính sách thuế mới", đại diện Hội Tư vấn thuế Việt Nam cho biết, đối với hàng tồn kho được hình thành từ trước nhưng chưa có hóa đơn đầu vào, pháp luật đã có hướng dẫn để hộ kinh doanh từng bước chuyển đổi sang phương thức quản lý mới, thay vì buộc phải loại bỏ toàn bộ số hàng này.

Bà Nguyễn Thị Cúc, Chủ tịch Hội tư vấn Thuế Việt Nam, khẳng định: "Chúng ta sẽ được lập "Bảng kê hàng tồn kho" và bảng kê đó nói rõ số lượng, đơn giá và bản thân hộ phải chịu trách nhiệm trước số liệu mình kê khai. Bảng kê đó để làm cơ sở là gì? Mình bổ sung để tính chi phí đầu vào của những hàng tồn kho. Còn bắt đầu hàng mới thì phải thực hiện có hóa đơn đầu vào và có bảng kê theo chế độ quy định".

Đại diện Cục Thuế cũng cho biết, với những đơn hàng bị hoàn, hủy, hoặc hóa đơn bị sai thông tin thì tùy tình huống, người bán sẽ chỉ cần điều chỉnh thông tin lập hóa đơn mới.

Bà Nguyễn Thị Thanh Hằng, Trưởng Ban Chính sách, thuế quốc tế, Cục Thuế, Bộ Tài chính giải thích: "Đối với những giao dịch trên sàn hoặc nền tảng số thì người bán không bắt buộc phải lập một văn bản thỏa thuận với người mua trước khi điều chỉnh hoặc thay thế hóa đơn sai .Đối với hóa đơn mà là hóa đơn khởi tạo từ máy tính tiền mà có sai, thì chúng ta phải lập hóa đơn thay thế. Còn nếu như những dữ liệu chi tiết giao dịch mà đã gửi cho cơ quan thuế rồi bị thiếu hoặc bị sai thì chúng ta chỉ cần lập bảng và gửi thông tin chi tiết giao dịch bổ sung".

Đối với người bán hàng trên sàn thương mại điện tử, Nghị định 254 của Chính phủ cho phép ủy quyền cho sàn lập hóa đơn điện tử thay. Nếu sàn không nhận ủy quyền, sàn phải cung cấp thông tin người mua để người bán lập hóa đơn. Trường hợp người mua không lấy hóa đơn hoặc không cung cấp thông tin, trên hóa đơn chỉ cần ghi "Bán cho người tiêu dùng".

Theo Cục Thuế, việc quản lý thống nhất doanh thu và dữ liệu trên toàn bộ các kênh bán hàng sẽ giúp người nộp thuế hạn chế rủi ro, tránh bị xử phạt, đồng thời bảo đảm hoạt động kinh doanh minh bạch và bền vững.

Thuế luôn là một phần của hoạt động kinh doanh. Khi mọi giao dịch trên môi trường số ngày càng minh bạch, việc tuân thủ đúng quy định không chỉ giúp tránh rủi ro, mà còn góp phần tạo dựng một thị trường thương mại điện tử công bằng và phát triển bền vững.