Trong xã hội hiện đại việc sử dụng các hình thức trao đổi thông tin
qua mạng Internet ngày càng đa dạng và phong phú. Đặc biệt, thư điện tử
được đa số người dùng cho giao dịch bởi những đặc tính ưu việt của nó
như cho phép người dùng truyền tải các thông điệp, tài liệu với trữ
lượng lớn, nhanh chóng gửi đến nhiều người cùng một lúc và ngược lại,
đồng thời tiết kiệm thời gian, chi phí và đảm bảo an toàn. Tuy nhiên,
không phải ai cũng biết giao tiếp qua thư điện tử một cách hiệu quả và
có văn hóa.
Đối với các doanh nghiệp, việc sử dụng email đã trở nên phổ biến và
không thể thiếu trong công việc hàng ngày. Tuy nhiên, không phải ai cũng biết cách giao tiếp qua email hiệu
quả vì mắc phải những lỗi cơ bản như hình thức trình bày không khoa
học, soạn thảo email dài dòng không tập trung vào vấn đề mấu chốt, viết
theo cảm xúc, viết sai chính tả, ngữ pháp, gửi nhầm tài liệu đính kèm…, đặc biệt là trong email của các bạn trẻ.
Có thể nói, việc gửi và trả lời thư điện tử cũng là cách để đánh giá
thái độ và tác phong làm việc, chính vì vậy, các bạn nên lưu ý một số điều sau khi giao tiếp qua email:
- Tiêu đề ngắn gọn, bao quát được nội dung.
- Lời chào thân thiện, lịch sự, phù hợp với người nhận.
- Nội dung ngắn gọn, rõ ràng, tập trung vào vấn đề mấu chốt.
- Luôn gửi lời chào, lời cảm ơn!
- Sử dụng file đính kèm có dung lượng đủ để gửi.
- Định dạng file đính kèm phải thông dụng, dễ mở.
- Hãy kiểm tra, soát lỗi trước khi gửi.
- Gửi kèm thông tin của bạn để người nhận có thể liên hệ.
- Trả lời email ngay sau khi nhận được.
* Mời quý độc giả theo dõi Truyền hình trực tuyến các kênh của Đài Truyền hình Việt Nam!