Về cơ bản Giải Sao Mai 2009 không có sự thay đổi nhiều về mặt tổ chức. Bắt đầu từ 01/9 đến 20/10, vòng sơ khảo đã được tổ chức đồng loạt tại các tỉnh, thành phố trong cả nước. Đến thời điểm này đã có 1500 thí sinh khu vực phía Bắc, 1000 thí sinh đăng ký khu vực miền Trung – Tây Nguyên và 1400 thí sinh đăng ký khu vực TP.HCM.
Vòng Chung kết khu vực sẽ bắt đầu từ ngày 25/10-15//11, chia thành 3 KV Bắc – Trung – Nam và được THTT. CK Khu vực phía Bắc diễn ra vào 1/11 tại Nhà hát Quân đội – HN. Chung kết KV Miền trung – Tây nguyên vào ngày 8//11 và chung kết KV Nam Bộ diễn ra ngày 15/11/2009. Mỗi khu vực sẽ chọn ra 9 thí sinh đại diện cho 3 phong cách biểu diễn âm nhạc: Thính phòng cổ điển, Dân gian và Nhạc nhẹ.
Chung kết toàn quốc sẽ diễn ra từ 22/11-21/11 tại Trung tâm giải trí – Sinh thái Thuận Thảo – TP Tuy Hoà, tỉnh Phú Yên. Đêm Chung kết toàn quốc thứ nhất sẽ được THTT 20h ngày 29/11 dành cho 9 thí sinh phong cách Nhạc nhẹ. Chung kết phong cách Dân gian THTT 20h ngày 6/12/2009 và chung kết toàn quốc phong cách Thính phòng sẽ THTT 20h ngày 13/12/2009.
Điểm mới khác biệt so với lần những tổ chức trước là tại đêm Chung kết xếp hạng và trao giải, mỗi thí sinh biểu diễn một ca khúc tự chọn và trình bày một ca khúc bắt buộc do BTC yêu cầu. Đêm Chung kết xếp hạng Liên hoan THTHTQ và trao giải – Sao mai 2009 sẽ được THTT 20h ngày 20/12/2009 với sự tham gia 9 thí sinh xuất sắc nhất đại diện cho 3 phong cách âm nhạc.
Một vài hình ảnh trong buổi họp báo tại Đài THVN:
‘ NSƯT Trịnh Lê Văn - Trưởng Ban Văn Nghệ - Phó Trưởng Ban tổ chức thường trực Giải Sao Mai 2009.
‘ NSƯT Huyền Thanh - Phó Trưởng Ban Văn nghệ - Phó Trưởng Ban tổ chức Giải Sao Mai 2009.
‘ NS Tuấn Phương - Trưởng phòng Ca nhạc 1 - Ban Văn nghệ Đài THVN.