Dưới tác động và diễn biến phức tạp của dịch COVID-19, nhiều doanh nghiệp đã gặp thách thức lớn trong việc tổ chức các buổi họp thường niên có quy mô lớn. Đặc biệt, đối với các buổi họp hội đồng cổ đông, đây là buổi họp không thể trì hoãn và cần đảm bảo nhiều yếu tố về tính tương tác, trao đổi, lưu trữ và bảo mật cao. Việc tổ chức các buổi họp trực tuyến đảm bảo được đủ các tính chất trên là bài toán khó mà mọi doanh nghiệp đều gặp phải.
Giải pháp tối ưu hiện đang được nhiều doanh nghiệp VN30 áp dụng là Ubot Meeting - một trong những sản phẩm thuộc hệ sinh thái akaBot của FPT Software. Trong các lần tổ chức họp cổ đông trực tuyến cho của các "ông lớn" Vinamilk, Vietjet Air, Vietinbank..., Ubot Meeting đã đóng vai trò như một “robot trợ lý ảo”, tạo ra một quy trình họp toàn diện, từ bước quay, phát trực tuyến, tương tác cổ đông cho đến quản lý bầu phiếu, kiểm phiếu tự động...
Ubot Meeting giúp tiết kiệm 45% chi phí cho doanh nghiệp
Với sự trợ giúp từ trợ lý ảo, việc tổ chức đại hội cổ đông của các doanh nghiệp VN30 như FPT, Vinamilk, Vietinbank... đã diễn ra thành công dù dịch bệnh COVID-19 gây nhiều trở ngại. Quyền lợi cũng như sự an toàn thông tin của các cổ đông được đảm bảo nhờ thế mạnh công nghệ. Giải pháp này cũng giúp các doanh nghiệp tiết kiệm được 45% chi phí thực hiện so với các cuộc họp trực tiếp.
Quy trình tổ chức một đại hội đồng cổ đông trực tuyến thường bắt đầu bằng việc thông báo mời họp tới cổ đông trước tối thiểu 15 ngày. Các hình thức thông báo có thể đa dạng như thư điện tử, website công ty, sở giao dịch chứng khoán hoặc chuyển tận tay thông qua đường bưu điện. Trợ lý ảo Ubot meeting sẽ tổng hợp toàn bộ thông tin cổ đông và gửi mọi thông báo mời đã được cá nhân hóa thông tin chỉ trong vài phút.
Sau khi nhận được thư mời, các cổ đông sẽ lựa chọn và đăng ký hình thức tham gia đại hội. Đối với hình thức tham gia trực tuyến, đính kèm trong thông báo mời sẽ có một cổng thông tin yêu cầu cổ đông cung cấp đầy đủ mọi trường thông tin cá nhân. Hệ thống của Ubot Meeting sẽ tự động định danh cổ đông và trả kết quả chỉ sau 5 giây.
Điểm đặc biệt nhất trong quá trình định danh nằm ở công nghệ tiên tiến FPT.AI eKYC giúp xác thực chính xác: thông tin xác thực cá nhân, khuôn mặt và email cổ đông. Với dữ liệu giấy tờ tùy thân có ảnh đã được tải lên từ trước, công nghệ AI của FPT sẽ so sánh, phân tích giữa ảnh chụp và ảnh giấy tờ tùy thân để xác nhận kết quả. Với sự trợ giúp của Ubot, quy trình đăng ký và xác nhận cổ đông diễn ra nhanh chóng, tiết kiệm tới 90% thời gian.
Trong khi đại hội đồng cổ đông diễn ra, một hoạt động quan trọng cần được thao tác nhanh và xử lý gọn gàng chính là việc biểu quyết. Đối với các cổ đông tham gia trực tuyến từ xa, mỗi cổ đông sẽ nhận được 1 phiếu biểu quyết được gắn kèm mã định danh (QR code) chứa thông tin. Ubot meeting đảm bảo rằng, thông tin biểu quyết sẽ được bảo mật cho đến thời điểm kiểm phiếu.
Hệ thống kiểm soát biểu quyết, quét phiếu và kiểm phiếu tự động của Ubot Meeting
Xuyên suốt quá trình buổi họp trực tuyến diễn ra, tính năng hệ thống của Ubot meeting sẽ đảm bảo cá nhân hóa cho từng đối tượng tham gia sự kiện, đảm bảo kết nối được cho hơn 5.000 người tham gia và mỗi cổ đông đều có thể theo dõi toàn bộ nội dung, tương tác trực tiếp với hội đồng điều phối phiên họp cổ đông.
* Mời quý độc giả theo dõi các chương trình đã phát sóng của Đài Truyền hình Việt Nam trên TV Online và VTVGo!