Để đảm bảo hoạt động kinh doanh thông suốt trong bối cảnh giãn cách vì đại dịch, các doanh nghiệp cần nhanh chóng giải bài toán duy trì ký kết các tài liệu với đối tác, cũng như tài liệu nội bộ. Đây là lý do nhu cầu với giải pháp ký kết điện tử tăng vọt trong thời gian vừa qua. Theo ghi nhận của FPT, số lượng hợp đồng điện tử trên hệ thống FPT.eContract năm 2021 tăng trưởng hơn 300% so với 2020. Lượng hợp đồng, hồ sơ lũy kế được xử lý thông qua nền tảng này lên tới 500.000 bản.
Dù nhu cầu ký kết điện tử rất cấp bách và tăng trưởng nhanh, nhưng các doanh nghiệp vẫn còn nhiều lo ngại. Tham gia khảo sát tại Webinar, 94% doanh nghiệp trả lời cho biết, họ gặp khó khăn trong việc ký kết hợp đồng với đối tác, tài liệu nội bộ do giãn cách. 92% doanh nghiệp đồng ý ký kết điện tử sẽ là xu hướng dịch chuyển tất yếu nhưng phần lớn doanh nghiệp cũng bày tỏ e ngại về tính pháp lý, chưa hiểu rõ giải pháp ký kết điện tử.
Thấu hiểu những băn khoăn này, tại Webinar "Ký kết điện tử vượt giãn cách – Chuyển đổi phương thức, tăng tốc cạnh tranh", các diễn giả đã lần lượt tháo gỡ những vướng mắc của cộng đồng doanh nghiệp với phương thức ký kết điện tử.
Ông Lê Đức Anh, Giám đốc Trung tâm Tin học và công nghệ số, Cục Thương mại điện tử và Kinh Tế Số, Bộ Công Thương cho biết, Việt Nam đã ban hành luật Giao dịch điện tử số 51/2005/QH11 với các điều khoản đầy đủ về chứng từ điện tử/hợp đồng điện tử hay Nghị định 52/2013/NĐ-CP về Thương mại điện tử.
"Hành lang pháp lý về hợp đồng nói chung và hợp đồng điện tử nói riêng đã đồng bộ. Chứng từ điện tử được công nhận tính pháp lý theo Luật Giao dịch điện tử, trong đó hợp đồng điện tử cũng là một dạng chứng từ điện tử", ông Lê Đức Anh cho biết.
Đặc biệt. Đại diện Bộ Công thương chia sẻ thêm, Chính phủ và Bộ Công Thương đang nỗ lực hoàn thiện các cơ chế giúp hình thức ký kết điện tử được công nhận rõ nét và có thể liên kết chéo để kiểm tra, xác thực thông tin. Chỉ trong vài tuần tới, Nghị định sửa đổi, bổ sung của Nghị định 52/2013/NĐ-CP sắp ban hành sẽ chính thức quy định quy trình cấp đăng ký cho các Tổ chức cung cấp dịch vụ chứng thực hợp đồng điện tử (CeCA – Certified eContract Authority).
"Việc này chắc chắn sẽ thúc đẩy xu hướng ứng dụng hợp đồng điện tử tại Việt Nam. Điều cần làm lúc này là sự đồng hành của các doanh nghiệp để thúc đẩy nhu cầu và việc ứng dụng mạnh mẽ phương thức này" - ông Đức Anh khẳng định
Ông Lưu Xuân Vĩnh, Luật sư Điều hành, Công ty Luật TNHH Asia Legal cho biết, theo quy định của pháp luật Việt Nam, giá trị pháp lý của hợp đồng điện tử là không thể bị phủ nhận. Bên cạnh đó, các quy định pháp luật hiện hành về chứng thực chữ ký số cũng là cơ sở pháp lý quan trọng để xác định tính toàn vẹn và đảm bảo của thông điệp dữ liệu, góp phần củng cố thêm giá trị pháp lý của Hợp đồng điện tử.
"Với việc có thêm đơn vị chứng thực Hợp đồng điện tử trong thời gian tới, doanh nghiệp có thể yên tâm hơn khi sử dụng Hợp đồng điện tử trong quá trình làm việc với cơ quan thuế, ngân hàng, tòa án hoặc bên thứ ba", ông Lưu Xuân Vĩnh cho biết thêm.
Trên thực tế, đã có hàng trăm doanh nghiệp tiên phong ứng dụng phương thức ký kết điện tử và xem đây là "liệu pháp" hiệu quả không chỉ trong bối cảnh giãn, mà còn là xu hướng chuyển đổi tất yếu trong tương lai gần. Ông Nguyễn Tá Anh, Giám đốc Giải pháp ký kết hợp đồng tài liệu điện tử FPT eContract chia sẻ nhiều ví dụ thực tiễn cho thấy, giải pháp ký kết hợp đồng/hồ sơ điện tử FPT.eContract đang giúp rất nhiều doanh nghiệp từ lớn tới nhỏ đạt được 4 lợi ích vượt trội: Đảm bảo kinh doanh không gián đoạn; Tiết kiệm chi phí; Nâng cao trải nghiệm khách hàng và Chiếm lĩnh thị phần.
Đặc biệt, bài học kinh nghiệm ứng dụng FPT eContract của đại diện Ford Việt Nam và Công ty cổ phần xây dựng số 1 (COFICO) đã truyền cảm hứng rõ nét trong việc ứng dụng hợp đồng điện tử trong thực tế.
Ông Mai Vị Hoàng, Giám đốc Công nghệ thông tin, Công ty TNHH Ford Việt Nam cho biết, là thương hiệu sản xuất, lắp ráp và kinh doanh các sản phẩm về ô tô hàng đầu Việt Nam, với hệ thống đại lý, trung tâm dịch vụ trên toàn quốc, thông thường, Công ty cần 5-7 ngày để ký một hồ sơ/hợp đồng, nhân với số lượng ký hàng nghìn bản mỗi tháng. Chưa kể, việc thuê kho lưu trữ hợp đồng tốn kém chi phí, gây ra nhiều bất tiện. Ford đã nghiên cứu tìm hiểu phương án ký kết điện tử và chính thức áp dụng nền tảng FPT.eContract từ tháng 6/2021.
"Việc sử dụng FPT eContract chỉ yêu cầu một buổi đào tạo và triển khai giải pháp trong 1 ngày. Cho tới nay, hoạt động ký kết điện tử đã được sử dụng rộng rộng tại Ford Việt Nam với số lượng hàng chục nghìn hồ sơ/năm. Thời gian ký kết cho một hợp đồng chỉ còn trung bình 5 phút, tiết kiệm hàng chục nghìn đô la mỗi năm", ông Mai Vị Hoàng cho biết.
Trong khi đó, ông Nguyễn Mạnh Tuân, Trưởng phòng Phát triển ứng dụng của COFICO cho biết, đảm bảo hoạt động tại công trường là yếu tố mang tính sống còn với Công ty. Do đó, các quy trình ký kết, phê duyệt hồ sơ/hợp đồng, đề nghị thanh toán hay đơn giản như thanh toán lương phải được đảm bảo dù trong hoàn cảnh nào. Đứng trước bài toán cấp bách và phải ứng phó ngay, Công ty đã xây dựng một quy trình bài bản xác định nhu cầu, đề xuất thay đổi và đưa vào triển khai ký kết điện tử. Hiện tại, Công ty đang tiếp tục mở rộng phạm vi ký kết điện tử, cải tiến, điều chỉnh để tích hợp với hệ thống nội bộ, cũng như với các bên liên quan.
Hành lang pháp lý đầy đủ, giải pháp sẵn sàng, các diễn giả tham dự Webinar tin tưởng việc ứng dụng ký kết điện tử sẽ tăng trưởng mạnh mẽ hơn nữa tại Việt Nam.
* Mời quý độc giả theo dõi các chương trình đã phát sóng của Đài Truyền hình Việt Nam trên TV Online và VTVGo!