Thái Nguyên: Hơn 8,5 triệu trang tài liệu được số hóa sau “Chiến dịch 100 ngày"

Toàn bộ 113/113 cơ quan, tổ chức, đơn vị hoàn thành mục tiêu số hóa hồ sơ, tài liệu từ năm 2015 trở về trước, tạo nền tảng quan trọng cho quản lý hồ sơ điện tử, cải cách hành chính và xây dựng chính quyền số.

Đồng loạt vào cuộc, lấy dữ liệu làm nền tảng chuyển đổi số

"Chiến dịch 100 ngày số hóa" được triển khai theo Kế hoạch số 132/KH-UBND ngày 2/4/2026 của UBND tỉnh Thái Nguyên, trong bối cảnh khối lượng hồ sơ, tài liệu giấy tồn đọng tại các cơ quan, đơn vị rất lớn. Mục tiêu không chỉ là chuyển tài liệu giấy sang dạng số, mà còn chỉnh lý, làm sạch, chuẩn hóa dữ liệu, từng bước hình thành phương thức quản lý hồ sơ hiện đại.

Ông Sầm Văn Trân, Phó Giám đốc Sở Nội vụ tỉnh Thái Nguyên cho biết: Đến ngày 10/8/2026, 113/113 cơ quan, tổ chức, đơn vị đã ban hành kế hoạch triển khai, thành lập Ban Chỉ đạo hoặc Tổ công tác, tổ chức tập huấn nghiệp vụ và huy động nhân lực thực hiện.

"Sở Nội vụ ban hành hơn 65 văn bản hướng dẫn, đôn đốc, đồng thời trực tiếp kiểm tra tại cơ sở. Hơn 4.200 lượt cán bộ, công chức, viên chức, giáo viên và lực lượng vũ trang được huy động tham gia", ông Trân cho biết thêm.

Tại nhiều địa phương, việc huy động nhân lực được triển khai linh hoạt. Xã Phượng Tiến thành lập Tổ công tác 25 người, trưng tập 18 giáo viên, nhân viên trường học hỗ trợ scan và nhập liệu. Xã Nghĩa Tá huy động 75 viên chức ngành giáo dục tham gia chỉnh lý, phân loại và số hóa hồ sơ.

Từ đây, số hóa tài liệu không còn là nhiệm vụ riêng của bộ phận văn thư, lưu trữ hay công nghệ thông tin mà trở thành nhiệm vụ chung của cả hệ thống chính trị.

Hơn 8,5 triệu trang tài liệu được số hóa

Sau 100 ngày, các mục tiêu trọng tâm của chiến dịch cơ bản hoàn thành. Tổng khối lượng tài liệu được scan đạt 1.592,1 mét, tương đương 8.530.522 trang A4.

Trong đó, khối sở, ban, ngành và đơn vị sự nghiệp cấp tỉnh số hóa 6.378.559 trang; khối UBND các xã, phường, thị trấn số hóa 2.151.963 trang. Đặc biệt, 113/113 đơn vị đạt 100% mục tiêu số hóa tài liệu từ năm 2015 trở về trước.

Để có kết quả này, hồ sơ phải trải qua nhiều công đoạn từ rà soát, chỉnh lý, phân loại, xác định giá trị đến lập danh mục trước khi scan. Đây cũng là quá trình giải quyết một lượng lớn tài liệu giấy tích tụ qua nhiều năm.

Đại diện lãnh đạo xã An Khánh cho biết: Địa phương đã thống kê, chỉnh lý 220 mét tài liệu tồn đọng của 3 xã cũ sau sáp nhập. Qua phân loại, 165 mét tài liệu được xác định có giá trị lưu giữ lâu dài, 55 mét không còn giá trị được loại bỏ. Địa phương lựa chọn 0,7 mét tài liệu thuộc 38 hồ sơ có tần suất khai thác cao để số hóa và đưa lên phần mềm Lưu trữ cơ quan dùng chung.

Tại xã Phượng Tiến, sau sáp nhập địa phương tiếp nhận 245 mét tài liệu. Đến nay đã chỉnh lý 100,6 mét tài liệu từ năm 2015 trở về trước, xác định 2.709 hồ sơ có giá trị khai thác và số hóa 70 hồ sơ trọng điểm, tương đương 2.396 trang A4.

Từ số hóa tài liệu đến quản trị dữ liệu

Một điểm quan trọng của Kế hoạch 132 là không chỉ xử lý hồ sơ giấy mà còn chuẩn hóa hồ sơ điện tử phát sinh trên Hệ thống Quản lý văn bản và điều hành.

Trong giai đoạn từ tháng 8/2023 đến tháng 3/2026, cả 113/113 đơn vị hoàn thành mục tiêu cập nhật văn bản và tạo lập hồ sơ điện tử. Tổng số hồ sơ được tạo lập, cập nhật theo danh mục đạt 117.608 hồ sơ, trong đó 104.971 hồ sơ đã được tích hợp đầy đủ văn bản, tài liệu điện tử.

Tại xã Bình Yên cập nhật đầy đủ 550/550 hồ sơ điện tử, đạt 100%. Xã Định Hóa tạo lập 549 hồ sơ điện tử, trong đó 484 hồ sơ đã hoàn thiện tài liệu đi kèm; đồng thời số hóa 118 hồ sơ, tương đương 9.738 trang A4, thuộc lĩnh vực Văn phòng - Thống kê từ năm 2015 trở về trước.

Kết quả này cho thấy quá trình chuyển đổi đang đi từ "số hóa tài liệu" sang "quản trị dữ liệu". Khi hồ sơ được chuẩn hóa và liên kết trên hệ thống dùng chung, việc tra cứu, chia sẻ và khai thác thông tin giữa các cơ quan được thuận lợi hơn, góp phần rút ngắn thời gian xử lý công việc.

Cùng với chiến dịch, tỉnh Thái Nguyên đã tích hợp 54 cơ sở dữ liệu chuyên ngành vào Trung tâm dữ liệu tỉnh; trong đó 29 cơ sở dữ liệu được kết nối tự động qua API, các cơ sở dữ liệu còn lại được đồng bộ bằng định dạng tệp chuẩn hóa. Tỉnh cũng đang vận hành 10 kịch bản điều hành trong các lĩnh vực kinh tế - xã hội, y tế, giáo dục, nông nghiệp và môi trường, dịch vụ công...

Xã Kha Sơn là một trong những địa phương phải giải quyết khối lượng tài liệu lớn sau sắp xếp đơn vị hành chính. Sau khi sáp nhập 5 xã gồm Kha Sơn, Thanh Ninh, Dương Thành, Lương Phú và Tân Đức, địa phương tiếp nhận khoảng 284 mét giá tài liệu, gồm 286 bao và 25 thùng.

Đáng chú ý, 145/145 hồ sơ được lựa chọn đã hoàn thành số hóa, với 2.564 văn bản thuộc 5 phông lưu trữ cũ được cập nhật lên phần mềm Quản lý tài liệu lưu trữ số hóa của tỉnh.

Đến ngày 3/7/2026, xã Kha Sơn đã tạo lập 1.718 hồ sơ trên Hệ thống Quản lý văn bản, trong đó 306 hồ sơ của năm 2025 và 1.412 hồ sơ của năm 2026; 989 hồ sơ đã được cập nhật đầy đủ văn bản đính kèm.

Thực tế tại Kha Sơn cho thấy, sau khi số hóa, việc rà soát, loại bỏ hồ sơ rỗng, trùng lặp và chuẩn hóa dữ liệu tiếp tục là yêu cầu quan trọng để bảo đảm dữ liệu "đúng, đủ, sạch, sống".

Kiểm tra trực tiếp, tháo gỡ khó khăn tại cơ sở

Cùng với triển khai, công tác kiểm tra, giám sát được thực hiện thường xuyên. Từ ngày 1 đến 4/6/2026, Sở Nội vụ phối hợp với Sở Khoa học và Công nghệ, Sở Nông nghiệp và Môi trường thành lập 6 đoàn kiểm tra liên ngành, kiểm tra thực tế tại 92 UBND xã, phường.

Các địa phương như xã Điềm Thụy, xã Nghiên Loan được kiểm tra, đôn đốc trực tiếp nhằm kịp thời tháo gỡ khó khăn về nghiệp vụ, kỹ thuật và tiến độ. Qua đó, công tác chỉnh lý, số hóa và chuẩn hóa dữ liệu từng bước được thực hiện thống nhất theo quy định.

Ông Sầm Văn Trân, Phó Giám đốc Sở Nội vụ tỉnh Thái Nguyên cho biết: Kết quả của "Chiến dịch 100 ngày" là bước tiến lớn, nhưng khối lượng công việc phía trước vẫn còn rất lớn. Sau sắp xếp tổ chức bộ máy, tổng lượng tài liệu giấy do các sở, ngành và UBND cấp xã quản lý lên tới 30.889,2 mét. Trung tâm Lưu trữ lịch sử tỉnh cũng tiếp nhận khoảng 18.948 mét tài liệu từ 17 UBND cấp huyện và các cơ quan chuyên môn kết thúc hoạt động.

Nhân lực chuyên trách cũng là vấn đề cần được quan tâm. Thống kê tại 108/113 đơn vị cho thấy, trong 599 công chức, viên chức làm công tác văn thư, lưu trữ, chỉ có 104 người làm chuyên trách, chiếm 17,3%; 495 người còn lại làm kiêm nhiệm. Chỉ 88 người có trình độ chuyên môn từ trung cấp văn thư - lưu trữ trở lên.

Bên cạnh đó, một số đơn vị cấp xã còn thiếu thiết bị, máy chủ, đường truyền chưa tối ưu và kinh phí dành cho chỉnh lý tài liệu chuyên sâu.

"Chiến dịch 100 ngày số hóa" theo Kế hoạch 132 đã tạo cú hích mạnh cho công tác lưu trữ và chuyển đổi số tại Thái Nguyên. Hơn 8,5 triệu trang tài liệu được số hóa cùng hàng trăm nghìn hồ sơ điện tử được tạo lập, chuẩn hóa là những con số thể hiện rõ quy mô của chiến dịch, ông Trân cho biết thêm.

Tuy nhiên, giá trị lâu dài của chiến dịch không chỉ nằm ở số lượng tài liệu được đưa lên môi trường số. Quan trọng hơn, đây là bước chuyển trong tư duy quản lý, khi dữ liệu ngày càng được nhìn nhận như một nguồn lực quan trọng phục vụ điều hành.

Thời gian tới, yêu cầu đặt ra là duy trì kết quả đạt được, tiếp tục chỉnh lý khối lượng tài liệu còn tồn đọng, nâng cao chất lượng hồ sơ điện tử, đầu tư hạ tầng và đào tạo nhân lực chuyên môn. Khi dữ liệu được chuẩn hóa, kết nối và khai thác hiệu quả, khoảng cách giữa lưu trữ và sử dụng thông tin sẽ được rút ngắn, góp phần xây dựng nền hành chính minh bạch, hiện đại, phục vụ người dân và doanh nghiệp ngày càng tốt hơn.