Đã 2,5 năm kể từ khi những ngôi nhà của chúng ta trở thành những không gian làm việc thay cho văn phòng công sở. Làm việc tại nhà trong một thời gian dài đã dẫn đến sự hình thành và phát triển của mô hình làm việc kết hợp. Người lao động có thể tự do kết nối và làm việc từ bất cứ đâu, theo bất kỳ cách nào mà họ thấy phù hợp. Có thể thấy, tới thời điểm hiện tại, đây là sự thay đổi đáng kể nhất trong văn hóa làm việc của người lao động Việt Nam.
Tuy nhiên, khi đã hoà nhập và dần thích nghi được xu thế này, người lao động cũng gặp phải không ít trở ngại trong việc sắp xếp lại không gian, công nghệ và cả tư duy để có được sự cộng tác hiệu quả nhất và khai phóng tiềm năng trong thời kỳ phát triển mới.
Mọi người đang dần thích nghi với làm việc và cộng tác trong một thế giới kết hợp
Quay trở lại với văn phòng sau một thời gian dài làm việc tại nhà, hầu hết người lao động đều mong muốn sẽ được linh hoạt làm việc tại nhà và tại văn phòng trong tương lai.
Theo một cuộc khảo sát ý kiến về việc làm gần đây, 41% chủ doanh nghiệp Việt Nam thể hiện sự ủng hộ mô hình làm việc kết hợp bởi nó đáp ứng được thực tế nhiều thay đổi của doanh nghiệp do đại dịch tác động. Các chủ doanh nghiệp có thể tương tác, quản lý và làm việc cùng nhân viên của mình bất cứ khi nào và ở bất cứ không gian nào chỉ bằng các thiết bị công nghệ được kết nối Internet và có các phần mềm cần thiết. Điều này giúp các doanh nghiệp tiết kiệm đáng kể chi phí vận hành và hoạt động so với làm việc tại văn phòng.
Sự hồi sinh của các phòng họp trong "văn phòng mới"
Phong cách làm việc ở thời điểm hiện tại đã được hình thành bởi một mô hình "văn phòng mới" với nền tảng kết nối liền mạch của công nghệ và các dịch vụ trực tuyến như Zoom, Teams. Các cuộc họp thường kéo dài cả ngày tại văn phòng hoặc bên ngoài công ty hiện nay đã được chuyển qua hình thức trực tuyến. Nhờ vào việc tối ưu hóa hệ thống camera được điều khiển bởi các phần mềm, các cuộc họp theo hình thức mới này giúp tiết kiệm thời gian hơn vì người lao động hoàn toàn có thể tương tác trên các thiết bị mà không cần phải gặp gỡ trực tiếp.
Các nhà phân tích từ Frost và Sullivan cho biết, nhu cầu về bất động sản khối văn phòng được dự đoán sẽ giảm 17% nhưng sẽ có nhiều hơn những không gian văn phòng được thiết lập phục vụ mô hình làm việc kết hợp. Nhiều bốt điện thoại cho văn phòng và phòng họp nhóm riêng biệt sẽ được bổ sung thêm để tạo điều kiện thuận lợi cho các cuộc họp trực tuyến cá nhân hoặc có quy mô nhỏ, cũng như tăng số lượng phòng họp quy mô trung bình và lớn.
Mô hình làm việc kết hợp dự kiến sẽ đem tới nhiều hơn những cuộc họp trực tiếp và trực tuyến. Do đó, các phòng họp giờ đây nên được trang bị tích hợp đa dạng các công nghệ, cho phép người lao động kết nối với bất kỳ ai theo bất kỳ cách nào, dưới bất kì hình thức nào, đặc biệt là trong giới hạn của các văn phòng hiện đại. Trong đó, video đã và đang dần trở thành một phương tiện cộng tác tiềm năng và đem lại nhiều cơ hội tương tác hơn cho người dùng khi làm việc kết hợp.
Luôn "ở phòng họp" từ bất cứ không gian nào vớị các thiết bị công nghệ
Mặc dù video là phương tiện cộng tác và tương tác được sử dụng nhiều nhất nhưng chỉ có 7,8% trong số 90 triệu phòng hội nghị trong các công ty trên thế giới được hỗ trợ kết nối video . Dựa vào nhu cầu làm việc hiện tại, sẽ có thêm 25% phòng hội họp được trang bị để kết nối video vào năm 2025, đặt ra những thách thức mới mà công nghệ trước COVID không thể giải quyết. Cần có các công nghệ mới để nâng cao trải nghiệm cộng tác, tạo ra kết quả làm việc tốt hơn và khiến người lao động cảm thấy gắn kết hơn ngay cả khi họ không ở văn phòng hàng ngày.
Khi công nghệ ngày càng cải tiến, mô hình làm việc kết hợp đòi hỏi sự cộng tác có hiệu quả vượt trội hơn khi mọi người có thể tham gia làm việc từ mọi nơi. Do đó, trải nghiệm video chất lượng cao trở nên quan trọng hơn bao giờ để giúp người lao động kết nối mượt mà và phối hợp nhịp nhàng dù ở công ty, ở nhà hay đang di chuyển trên đường.
"Các doanh nghiệp có thể chủ động nâng cấp trải nghiệm video thông qua việc tận dụng công nghệ ở nhiều cấp độ với phần cứng và các dịch vụ cung cấp không gian họp tuỳ vào quy mô. Ví dụ, các công ty sẽ lắp đặt các huddle rooms (phòng họp nhóm nhỏ riêng biệt) đến những phòng họp lớn, được thiết kế như không gian nhà riêng hoặc văn phòng thu nhỏ. Các công nghệ chất lượng cao, chẳng hạn như HP Presence Meeting Space Solutions, sẽ hỗ trợ bằng cách cung cấp những tương tác trực quan với người dùng, những phân tích về trải nghiệm và sở thích của người dùng trên thời gian thực, cũng như những trải nghiệm được cá nhân hóa hơn với các tính năng như âm thanh được nâng cấp bởi AI. Vấn đề bảo mật camera, cũng như các tính năng về an ninh và bảo vệ người dùng quan trọng khác cũng trở nên thiết yếu để người lao động có thể tự do làm việc mà không phải lo lắng bị tấn công phần mềm" - ông Nguyễn Minh Đức, Tổng Giám đốc HP Việt Nam - cho biết.
Những người dùng "không ở trong phòng" sẽ yêu cầu một chiếc camera được nâng cấp hơn để hình ảnh của họ tốt nhất ở mọi điều kiện ánh sáng. Hoặc, họ sẽ tìm kiếm các tính năng vượt trội mới như tự động lấy nét để giữ cho hình ảnh của họ luôn ổn định trong khung hình khi đang di chuyển. Các tính năng hỗ trợ giọng nói và giảm tiếng ồn bằng công nghệ AI cũng cần thiết để đảm bảo chất lượng âm thanh đồng nhất, có thể lọc được tiếng ồn xung quanh và duy trì giọng nói rõ ràng ngay cả khi đeo khẩu trang. Nhận thức được những yêu cầu này, trải nghiệm video di động tối ưu hóa được nâng cấp bởi HP Presence Technology có thể là giải pháp phù hợp để mang tới cho người dùng những cuộc gọi video chất lượng cao, để họ luôn kết nối mọi lúc mọi nơi.
Không để một ai hay suy nghĩ nào bị bỏ lại phía sau
Môi trường làm việc kết hợp thực sự tiện lợi bởi người lao động không cần tốn nhiều thời gian di chuyển hay mất cả ngày dài tại văn phòng. Tuy nhiên, nó cũng chứa đựng những mặt trái. Theo một nghiên cứu về hiệu suất và phúc lợi của người lao động của Deloitte, 45% nhân viên đã bỏ lỡ các cơ hội giao tiếp xã hội và 31% cảm thấy được kết nối hơn khi họ trở lại văn phòng sau một thời gian làm việc từ xa . Các cuộc gọi qua Teams và Zoom kéo dài bất tận đã làm giảm sự kết nối thực sự giữa các cá nhân với nhau. Cũng theo Deloitte, mọi người lo ngại rằng khi các nền tảng ảo thường ưa chuộng và tạo điều kiện cho những điều to lớn và đáng tự hào nhất, ý tưởng của họ đang dần bị vùi lấp bởi vì họ không được lắng nghe.
Mặc dù công nghệ cung cấp những công cụ, mang tới những thay đổi về hành vi, người lao động và các chủ doanh nghiệp cần chú ý để đảm bảo không một ai hay một suy nghĩ nào bị bỏ lại phía sau.
"Bật camera lên" là giải pháp tốt nhất để hỗ trợ mọi người tương tác, lắng nghe và kết nối, thúc đẩy việc hợp tác thực sự hiệu quả và toàn diện. Một trong những cách hiệu quả nhất có thể kể đến chính là tạo ra những cơ hội có chủ đích để tất cả những người tham gia trực tuyến được tương tác và trò chuyện như những người chủ trì cuộc họp, từ đó giúp họ chủ động định hướng cuộc thảo luận và tham gia đóng góp ý kiến cùng những người khác.
Việc chia các nhóm nhỏ hay phiên họp nhỏ trong buổi họp cũng sẽ tạo điều kiện thuận lợi cho nhiều người tham gia vào cuộc thảo luận hơn. Những người chủ trì có thể chỉ định người khác làm "host" cho cuộc gọi và thậm chí điều này có thể thực hiện ngay khi cuộc gọi đang diễn ra. Họ chỉ cần mời những người cần thiết đối với cuộc thảo luận hay chủ động giới thiệu những người lạ.
Tóm lại, trong một thế giới khi công nghệ đang ngày càng dẫn lối cho sự kết nối của lực lượng lao động và xã hội, sẽ có những rủi ro trên thực tế, dẫn tới việc kết nối thực của chúng ta ngày càng bị lu mờ. Để hoà nhập vào thế giới của sự linh hoạt và kết hợp, hiệu suất công việc sẽ được thúc đẩy sự phát triển toàn diện và tái cấu trúc không gian, tư duy và công nghệ.
* Mời quý độc giả theo dõi các chương trình đã phát sóng của Đài Truyền hình Việt Nam trên TV Online và VTVGo!