Đề xuất hồ sơ điện tử cán bộ, công chức, viên chức có giá trị pháp lý như hồ sơ giấy

Bộ Tư pháp đang thẩm định hồ sơ dự thảo Nghị định sửa đổi, bổ sung một số điều của Nghị định số 27/2026/NĐ-CP ngày 19/01/2026 của Chính phủ quy định về cơ sở dữ liệu quốc gia về cán bộ, công chức, viên chức. Trong đó, dự thảo sửa đổi, bổ sung để khẳng định giá trị pháp lý của hồ sơ điện tử, tạo cơ sở thay thế hồ sơ giấy; bổ sung quy định chuyển giao hồ sơ điện tử.

Cơ sở dữ liệu quốc gia về cán bộ: Hồ sơ điện tử có giá trị pháp lý như hồ sơ giấy

"Điều 20. Sử dụng hồ sơ điện tử của cán bộ, công chức, viên chức

1. Thành phần hồ sơ điện tử trong Cơ sở dữ liệu quốc gia về cán bộ, công chức, viên chức có giá trị pháp lý như thành phần hồ sơ giấy, được sử dụng thay thế các thành phần hồ sơ giấy trong công tác quản lý cán bộ, công chức, viên chức theo quy định của pháp luật và cấp có thẩm quyền.

2. Trường hợp do yêu cầu nghiệp vụ phải sử dụng hồ sơ giấy, cơ quan quản lý hoặc cơ quan, đơn vị sử dụng cán bộ, công chức, viên chức khai thác, trích xuất từ hồ sơ điện tử trên Cơ sở dữ liệu quốc gia về cán bộ, công chức, viên chức, chuyển đổi sang bản giấy để sử dụng. Việc chuyển đổi sang bản giấy từ hồ sơ điện tử thực hiện theo quy định của pháp luật về giao dịch điện tử, ghi rõ nguồn thông tin, thời điểm, tổ chức, cá nhân khai thác. Cán bộ, công chức, viên chức không phải chuẩn bị lại các thành phần hồ sơ đã có trong hồ sơ điện tử.

Cơ quan không được yêu cầu cán bộ cung cấp lại thông tin, hồ sơ đã có trong Cơ sở dữ liệu quốc gia về cán bộ

3. Cơ quan quản lý và sử dụng cán bộ, công chức, viên chức không được yêu cầu cán bộ, công chức, viên chức cung cấp lại thông tin, thành phần hồ sơ đã có trong Cơ sở dữ liệu quốc gia về cán bộ, công chức, viên chức, trừ trường hợp cần thiết nhằm đảm bảo quyền, lợi ích hợp pháp của cá nhân, cơ quan, tổ chức. Trường hợp phát hiện thông tin, dữ liệu có sai lệch, cán bộ, công chức, viên chức, cơ quan quản lý và sử dụng cán bộ, công chức, viên chức có trách nhiệm cập nhật thông tin, dữ liệu thuộc phạm vi thẩm quyền của mình lên hồ sơ điện tử của cán bộ, công chức, viên chức.

Được phép truy cập, xem hồ sơ điện tử cán bộ trong phạm vi thẩm quyền khi giải quyết chế độ, chính sách

4. Cơ quan, tổ chức, cá nhân có thẩm quyền chỉ được truy cập, xem hồ sơ điện tử của cán bộ, công chức, viên chức theo quy định của pháp luật khi được người đó đồng ý bằng thông điệp điện tử. Cán bộ, công chức, viên chức có quyền rút lại ý kiến đã đồng ý.

Trường hợp phục vụ công tác cán bộ, giải quyết chế độ chính sách, cơ quan quản lý hoặc cơ quan sử dụng cán bộ, công chức, viên chức được phép truy cập, xem hồ sơ điện tử cán bộ, công chức, viên chức trong phạm vi thẩm quyền và nhiệm vụ được giao và có nghĩa vụ bảo mật thông tin, bảo vệ dữ liệu cá nhân theo quy định của pháp luật.

5. Khi cán bộ, công chức, viên chức thay đổi cơ quan, đơn vị công tác, hồ sơ điện tử phải được chuyển giao quản lý đồng bộ với hồ sơ giấy và được thực hiện bằng phương thức điện tử".

Cơ sở dữ liệu quốc gia về cán bộ, công chức, viên chức gồm những gì? 

Cũng tại dự thảo Nghị định sửa đổi, bổ sung một số điều của Nghị định số 27/2026/NĐ-CP ngày 19/1/2026 của Chính phủ quy định về cơ sở dữ liệu quốc gia về cán bộ, công chức, viên chức, Bộ Nội vụ đề xuất sửa đổi, bổ sung nội dung về dữ liệu trong Cơ sở dữ liệu quốc gia về cán bộ, công chức, viên chức.

"Điều 5. Dữ liệu trong Cơ sở dữ liệu quốc gia về cán bộ, công chức, viên chức

1. Dữ liệu về cán bộ, công chức, viên chức trong Cơ sở dữ liệu quốc gia, bao gồm:

a) Dữ liệu phản ánh thông tin cơ bản về bản thân, bao gồm các thông tin để xác định danh tính, thành phần xuất thân, định danh cán bộ, công chức, viên chức;

b) Dữ liệu phản ánh thông tin quan hệ gia đình;

c) Dữ liệu phản ánh thông tin lịch sử bản thân;

d) Dữ liệu phản ánh thông tin về tuyển dụng, bầu cử, bổ nhiệm, quy hoạch, điều động, luân chuyển, biệt phái, thôi việc, nghỉ hưu;

đ) Dữ liệu phản ánh thông tin về học vấn, trình độ chuyên môn, quá trình đào tạo; quá trình bồi dưỡng chuyên môn, nghiệp vụ, bao gồm lý luận chính trị; quốc phòng, an ninh; quản lý nhà nước, kỹ năng chuyên môn, nghiệp vụ; ngoại ngữ, tin học, tiếng dân tộc;

e) Dữ liệu phản ánh thông tin về cơ quan, đơn vị làm việc; vị trí việc làm; chức danh, chức vụ; tiền lương cơ bản, phụ cấp lương; đánh giá, xếp loại chất lượng; thi đua, khen thưởng; kỷ luật;

g) Dữ liệu phản ánh thông tin về việc tham gia tổ chức chính trị;

h) Dữ liệu phản ánh thông tin về việc đã từng tham gia lực lượng vũ trang;

i) Dữ liệu phản ánh thông tin về kinh tế bản thân;

k) Dữ liệu phản ánh thông tin về tình trạng sức khỏe và các thông tin khác phản ánh quá trình công tác của cán bộ, công chức, viên chức

Chủ động điều chỉnh, bổ sung, cụ thể hóa trong phát triển cơ sở dữ liệu quốc gia về cán bộ

2. Các dữ liệu quy định tại khoản 1 Điều này và dữ liệu chủ, dữ liệu tham chiếu của Cơ sở dữ liệu quốc gia về cán bộ, công chức, viên chức được quy định cụ thể tại Phụ lục kèm theo Nghị định này.

3. Căn cứ quy định tại khoản 1, khoản 2 Điều này, Bộ Nội vụ cụ thể hóa trong tổ chức phát triển cơ sở dữ liệu quốc gia, nền tảng quản lý cán bộ, công chức, viên chức quốc gia đáp ứng yêu cầu quản lý. Trong quá trình tổ chức, triển khai thực hiện chủ động điều chỉnh, bổ sung cho phù hợp".

Đề xuất sửa quy định về hồ sơ điện tử cán bộ, công chức, viên chức 

Cũng tại dự thảo Nghị định này, Bộ Nội vụ đề xuất sửa đổi, bổ sung một số nội dung liên quan đến hồ sơ điện tử.

Quy định thành phần hồ sơ điện tử cán bộ 

Điều 12. Sửa đổi, bổ sung Điều 16

"Điều 16. Hồ sơ điện tử

1. Hồ sơ điện tử cán bộ, công chức, viên chức bao gồm:

a) Lý lịch điện tử; Lý lịch tóm tắt điện tử; Sơ yếu lý lịch điện tử;

b) Các thành phần hồ sơ khác theo quy định của pháp luật về quản lý hồ sơ cán bộ, công chức, viên chức;

c) Các thành phần hồ sơ điện tử quy định tại điểm a, điểm b khoản này được tạo lập, đồng bộ từ dữ liệu cán bộ, công chức, viên chức, tài liệu điện tử được số hóa từ tài liệu giấy hợp lệ có xác thực bằng chữ ký số;

d) Các thành phần hồ sơ điện tử có hình thức trình bày thống nhất với thành phần hồ sơ giấy. Trường hợp trình bày khác nhưng bảo đảm đầy đủ thông tin phải được sự thống nhất của cơ quan có thẩm quyền quản lý về hồ sơ cán bộ.

Mỗi cán bộ có một hồ sơ điện tử được gắn mã định danh duy nhất

2. Mỗi cán bộ, công chức, viên chức có một hồ sơ điện tử được gắn mã định danh duy nhất (mã định danh hồ sơ điện tử) sử dụng thống nhất trong toàn hệ thống chính trị; được chuyển giao cho cơ quan có thẩm quyền quản lý khi có thay đổi về cơ quan, đơn vị quản lý.

3. Thống nhất sử dụng Số định danh cá nhân làm mã định danh hồ sơ điện tử cán bộ, công chức, viên chức. Mã định danh này gắn liền với số hiệu cán bộ, công chức, viên chức do Bộ Nội vụ hướng dẫn, sử dụng thống nhất trên môi trường điện tử.

4. Thời hạn lưu trữ hồ sơ điện tử thực hiện theo quy định của pháp luật về văn thư, lưu trữ; pháp luật về cán bộ, công chức, viên chức và pháp luật về dữ liệu, bảo đảm duy trì tính toàn vẹn, tính sẵn sàng và khả năng truy cập của dữ liệu".

Lý lịch điện tử, Sơ yếu lý lịch điện tử gắn với một hồ sơ điện tử duy nhất

Điều 13. Sửa đổi, bổ sung Điều 17

"Điều 17. Lý lịch điện tử, Sơ yếu lý lịch điện tử

1. Lý lịch điện tử, Sơ yếu lý lịch điện tử được tạo lập đồng thời với quá trình tạo lập hồ sơ điện tử và gắn với một hồ sơ điện tử duy nhất. Mã số, số hiệu lý lịch, sơ yếu lý lịch điện tử sử dụng thống nhất với mã định danh hồ sơ điện tử, số hiệu cán bộ, công chức, viên chức.

2. Cấu trúc của lý lịch điện tử, Sơ yếu lý lịch điện tử được tạo lập phù hợp với quy định của pháp luật về quản lý hồ sơ cán bộ, công chức, viên chức. Nguồn dữ liệu tạo lập từ dữ liệu về cán bộ, công chức, viên chức.".

Điều 14. Sửa đổi, bổ sung Điều 18

"Điều 18. Tạo lập hồ sơ điện tử

1. Trách nhiệm tạo lập hồ sơ điện tử:

Cơ quan quản lý cán bộ, công chức, viên chức hoặc cơ quan được phân cấp, ủy quyền thực hiện tạo lập hồ sơ điện tử cán bộ, công chức, viên chức. Việc tạo lập được thực hiện trên Cơ sở dữ liệu quốc gia về cán bộ, công chức, viên chức.

2. Thời gian tạo lập hồ sơ điện tử:

Trong thời hạn 03 ngày kể từ ngày công bố hoặc ban hành quyết định bầu cử, phê chuẩn, bổ nhiệm, chỉ định, tuyển dụng, cơ quan, tổ chức, cá nhân có thẩm quyền quy định tại khoản 1 Điều này phải hoàn thành tạo lập hồ sơ điện tử.

3. Trường hợp quy trình bổ nhiệm, tiếp nhận, tuyển dụng cán bộ, công chức, viên chức thực hiện bằng phương thức điện tử thì hồ sơ điện tử của cán bộ, công chức, viên chức được tạo lập đồng thời cùng với việc ban hành quyết định bổ nhiệm, tiếp nhận, tuyển dụng.

4. Tạo lập hồ sơ điện tử đối với trường hợp cán bộ, công chức, viên chức không còn công tác:

a) Cơ quan, đơn vị quản lý hồ sơ của cán bộ, công chức, viên chức có trách nhiệm tạo lập, cập nhật;

b) Hồ sơ điện tử được tạo lập có đầy đủ thông tin, dữ liệu, các thành phần hồ sơ theo quy định tại Điều 16 Nghị định này".