Giao tiếp qua điện thoại cũng cần phải học

Cách giao dịch bằng điện thoại của bạn có thể thể khiến đối tác đánh giá bạn là người thiếu sự lịch sự hay dễ mến trong giao tiếp. Điều này càng được đề cao hơn đối với các ngành đặc thù đòi hỏi cần giao tiếp, những người làm trong lĩnh vực dịch vụ như nhà hàng, khách sạn…

Nghe điện thoại không chỉ đơn thuần là nhấc máy lên, nghe và trả lời thông tin cho người gọi đến. Nghe điện thoại có kỹ năng là kết hợp đầy đủ từ tư thế ngồi nghe, cách cầm máy, cách kết thúc cuộc gọi. Những cuộc điện thoại đơn thuần nhưng sẽ góp phần quan trọng mang đến thành công cho mỗi người.

Chị Thanh Huyền, Chuyên gia tư vấn Kỹ năng sống cho biết: “Khi có cuộc gọi từ đối tác gọi đến, chuông thứ nhất của chúng ta đã là chuông thứ hai của đối tác. Nếu trong lĩnh vực dịch vụ, khi chúng ta nhận được chuông thứ nhất đã phải nhấc điện thoại lên.

Khi cầm điện thoại, bao giờ cũng cầm tay không thuận, ví dụ người thuận tay phải bắt buộc cầm điện thoại bằng tay trái và ngược lại, do tay thuận sẽ thực hiện các thao tác cần thiết cũng như ghi chép lại những thông tin cần thiết. Có quá nhiều cuộc điện thoại sẽ khiến chúng ta không thể ghi nhớ cụ thể và chi tiết những thông tin đối tác cung cấp.

Cả cơ thể chúng ta là một thể thống nhất, giọng nói đi từ bụng lên, khi ngồi trực điện thoại hay trò chuyện với một ai đó cũng cần có kỹ năng giao tiếp trực tiếp. Điều nên tránh là không để tay dựa vào bất cứ cái gì, chân không bắt chéo, không ngồi nghiêng… khi khí huyết không lưu thông, giọng nói cũng sẽ nặng nề.

Điều đầu tiên khi trả lời điện thoại, về kỹ năng cần có từ “Dạ” đầu tiên. Có thể với nhiều người cảm thấy không hợp lý, tuy nhiên với văn hóa của người Việt Nam, từ “Dạ” và “Vâng” luôn là những lời đầu tiên khi giao tiếp. Thứ hai, khi đối tác của chúng ta đang giận dữ và muốn phản ánh vấn đề gì đó không hài lòng, từ “Dạ” có mang lại cảm giác giọng nói nhẹ nhàng, mềm mại hơn… tránh trường hợp A lô quá to, cảm giác giật mình, khó chịu.

Để theo dõi thêm những tư vấn bổ ích đối với kỹ năng giao tiếp qua điện thoại, quý vị có thể theo dõi Video tại đây.