Trung tâm Hội nghị và Triển lãm Suntec Singapore vào năm ngoái. Đây là một trong những địa điểm tổ chức hàng đầu của MICE tại Đảo quốc trước khi tất cả các hoạt động bị tạm hoãn vào tháng 3 do ảnh hưởng của dịch COVID-19. Nguồn ảnh: CNA
Tổng cục Du lịch Singapore đang dần khôi phục các hoạt động hội nghị, triển lãm thương mại của nhóm doanh nghiệp B2B (mô hình kinh doanh doanh nghiệp với doanh nghiệp) sau 5 tháng tạm dừng bởi ảnh hưởng của dịch COVID-19.
Hai sự kiện đầu tiên diễn ra vào tháng 8 và tháng 9 sẽ được thí điểm khung quản lý rủi ro mới, lần lượt là Hội nghị Quốc tế về Điện tử tính toán của Viện Kỹ sư Điện và Điện tử (IEEE) diễn ra từ ngày 24 đến 26/8, và Diễn đàn Ảo MedTech Virtual Forum khu vực Châu Á – Thái Bình Dương được tổ chức vào ngày 24/9.
Mỗi sự kiện chào đón tối đa 50 đại biểu có mặt trực tiếp tại địa điểm tổ chức. Khoảng 1.000 đại biểu còn lại sẽ cùng tham gia cả hai sự kiện từ xa với mô hình thực tế ảo hỗ trợ khách mời kết nối tại bất kỳ nơi đâu trên toàn cầu.
Theo khung quản lý rủi ro sự kiện vừa được STB công bố, các nhà tổ chức sự kiện phải đáp ứng được 5 tiêu chí:
• Đảm bảo các biện pháp kiểm soát nhiễm khuẩn cho tất cả đại biểu trước và sau sự kiện
• Hạn chế tập trung đông người, đặc biệt trong không gian kín
• Hạn chế tiếp xúc trực tiếp giữa những người tham dự
• Đảm bảo môi trường tổ chức an toàn và sạch sẽ
• Lập kế hoạch ứng phó cho các trường hợp khẩn cấp liên quan đến COVID-19
Bên cạnh các biện pháp đảm bảo an toàn và vệ sinh, doanh nghiệp MICE (Meetings, Incentives, Conventions and Exhibitions tại Singapore - du lịch kết hợp hội nghị, hội thảo, triển lãm, tổ chức sự kiện và khen thưởng) còn tận dụng công nghệ để sáng tạo các hình thức sự kiện kết hợp trực tiếp – trực tuyến. Với phương thức tham gia đa dạng cho phép tương tác trực tiếp và kết nối từ xa, loại hình này đang trở thành xu hướng cho các sự kiện doanh nghiệp tương lai gần.
Hai sự kiện trên được lựa chọn thí điểm nhờ vào nỗ lực chủ động khảo sát địa điểm từ các nhà tổ chức, đồng thời, STB cũng liên tục kiểm tra và thử nghiệm các biện pháp quản lý để có một sự kiện an toàn. Nếu hai sự kiện diễn ra suôn sẻ, STB có thể cho phép những sự kiện tương tự dần hoạt động trở lại trong thời gian tới, với điều kiện áp dụng các biện pháp quản lý an toàn này.
Giáo sư Shen Zhongxiang, đồng Chủ tịch Hội nghị của IEEE cho biết, các thành viên vẫn quyết định tiến hành hội nghị tại Singapore với niềm tin vào năng lực tổ chức chuyên nghiệp của Đảo quốc Sư tử.
"Chúng tôi đặt trọn niềm tin vào chính quyền Singapore và các đối tác tổ chức sự kiện tại đất nước này. Chúng tôi hiểu rằng Đảo quốc sẽ thiết lập những biện pháp nghiêm ngặt nhất để đảm bảo an toàn cho các đại biểu của hội nghị", Giáo sư Shen chia sẻ.
MedTech Virtual Forum 2020 khu vực Châu Á – Thái Bình Dương có thể diễn ra các cuộc gặp gỡ và thảo luận trực tuyến
Trong khi đó, một loạt kế hoạch đang được tiến hành để bổ sung thêm các yếu tố lai giữa trực tuyến và trực tiếp cho Diễn đàn Trực tuyến MedTech Virtual Forum 2020 khu vực Châu Á – Thái Bình Dương. Theo đó, các buổi thảo luận trực tiếp có thể được bổ sung hoặc thay thế bằng các cuộc gặp gỡ và thảo luận trực tuyến.
Khung quản lý rủi ro STB đang triển khai hiện tại hoàn toàn phù hợp với thông lệ quốc tế và những bài học kinh nghiệm xuyên suốt vài tháng chống dịch vừa qua.
Theo đó, các nhà hoạch định phải triển khai những biện pháp báo cáo và kế hoạch truyền thông chi tiết để theo dõi tình trạng sức khỏe của đại biểu trước thềm sự kiện. Các cuộc họp cần được tổ chức trước giờ khởi hành để thiết lập những làn nhanh hỗ trợ nhu cầu đi lại của đại biểu quốc tế. Tất cả các trường hợp tình nghi hoặc xác nhận nhiễm COVID-19 sau sự kiện phải được báo cáo và theo dõi sát sao với địa điểm tổ chức và Bộ Y tế Singapore.
Ngoài ra, các nhà tổ chức cần đảm bảo đại biểu tham gia đứng cách nhau tối thiểu 1m và trong không gian sự kiện lớn hơn 930m2, mỗi 10m2 chỉ có một đại biểu. Không gian tổ chức sự kiện được đảm bảo không chứa trên 50 đại biểu. Các nhóm trao đổi nhỏ chỉ chứa tối đa 20 đại biểu và các nhóm không được trao đổi thành viên.
Bên cạnh đó, sự kiện cũng lên kế hoạch ứng phó trước những trường hợp có triệu chứng nhiễm virus, bằng các hình thức cách ly trực tiếp và phong tỏa khu vực bệnh nhân từng đi qua.
Đồng thời, STB đã và đang làm việc với Enterprise Singapore, cơ quan thuộc Bộ Thương mại và Công nghiệp Singapore cùng Hiệp hội các nhà Cung cấp và Tổ chức Hội nghị - Triển lãm Singapore để xây dựng lộ trình phục hồi các ngành công nghiệp.
Lộ trình này sẽ thiết lập các tiêu chuẩn an toàn cao cấp nhất, định hướng những mô hình kinh doanh tự chủ và linh hoạt, giúp doanh nghiệp tận dụng tiềm năng công nghệ kỹ thuật số để phát triển những hướng đi mới chuyên nghiệp hơn hậu COVID-19. Lộ trình đồng thời cũng là kim chỉ nam cho các nhà tổ chức trên hành trình khôi phục các hoạt động sự kiện dành cho doanh nghiệp với doanh nghiệp (B2B) tại Singapore.