Ngày 1/6, chương trình đào tạo chuyên đề “Ứng dụng Trí tuệ nhân tạo AI vào hoạt động Hành chính – Nhân sự – Mua hàng trong chuyển đổi số và tối ưu vận hành doanh nghiệp” do Hanoitourist phối hợp với AuditCare Việt Nam (ACV) tổ chức đã chính thức khai mạc. Chương trình được tổ chức trong hai ngày 1/6 và 3/6/2026, theo hình thức đào tạo trực tiếp tại Hà Nội kết hợp online toàn quốc cho các đơn vị thành viên ở ngoài Hà Nội.
Chương trình đào tạo chuyên đề “Ứng dụng Trí tuệ nhân tạo AI vào hoạt động Hành chính – Nhân sự – Mua hàng trong chuyển đổi số và tối ưu vận hành doanh nghiệp” khai mạc sáng 1/6
Trong nhiều năm qua, khi nhắc đến chuyển đổi số, phần lớn doanh nghiệp thường nghĩ đến hệ thống phần mềm, dữ liệu khách hàng, thương mại điện tử, marketing số hoặc các nền tảng quản trị bán hàng. Tuy nhiên, trong thực tế vận hành, một trong những khu vực chịu áp lực lớn nhất lại nằm ở các khối hỗ trợ nội bộ: hành chính, nhân sự và mua hàng. Trong bối cảnh đó, trí tuệ nhân tạo không nên được nhìn nhận đơn thuần là một xu hướng công nghệ mới, mà cần được tiếp cận như một công cụ quản trị vận hành.
Trong một doanh nghiệp quy mô lớn, khối hành chính – nhân sự – mua hàng thường phải xử lý khối lượng công việc rất lớn mỗi ngày. Đó có thể là soạn thảo công văn, thông báo, tờ trình, kế hoạch, biên bản; tổng hợp hồ sơ nhân sự; theo dõi biến động lao động; chuẩn bị dữ liệu tính lương, bảo hiểm; viết email phối hợp nội bộ; xây dựng checklist onboarding; tổng hợp đề xuất mua hàng; so sánh báo giá; chuẩn bị hồ sơ trình duyệt; hoặc lập báo cáo định kỳ cho lãnh đạo.
Đặc điểm chung của những công việc này là có tính lặp lại cao, cần sự chính xác, cần văn phong chuẩn mực, cần dữ liệu đầu vào đầy đủ và cần khả năng phối hợp giữa nhiều bên. Đây chính là "vùng ứng dụng lý tưởng" của AI.
AI có thể giúp đội ngũ hành chính – nhân sự – mua hàng giảm đáng kể thời gian xử lý những tác vụ thủ công. Thay vì bắt đầu từ một trang trắng khi soạn thông báo nội bộ, nhân sự có thể sử dụng AI để tạo bản nháp đầu tiên, sau đó rà soát, điều chỉnh theo quy định và văn phong của doanh nghiệp. Thay vì mất nhiều thời gian đọc lại nhiều tài liệu rời rạc, người phụ trách có thể dùng AI để tóm tắt, phân loại, trích xuất ý chính và đề xuất cấu trúc báo cáo. Thay vì mỗi cá nhân tự lưu một bộ biểu mẫu riêng, doanh nghiệp có thể chuẩn hóa thành thư viện prompt, checklist, SOP và mẫu văn bản dùng chung.
Điều quan trọng là AI không thay thế chuyên môn của con người. AI chỉ thực sự tạo giá trị khi được sử dụng bởi những người hiểu công việc, hiểu quy định nội bộ, hiểu rủi ro nghiệp vụ và biết kiểm soát đầu ra. Trong quản trị doanh nghiệp, AI không phải là "người quyết định", mà là "trợ lý tăng năng suất" cho người có chuyên môn.
Từ sử dụng công cụ AI đến thay đổi phương thức làm việc
Một trong những sai lầm phổ biến khi triển khai AI trong doanh nghiệp là chỉ tập trung vào việc hướng dẫn sử dụng công cụ. Doanh nghiệp có thể tổ chức một buổi đào tạo về ChatGPT, Copilot, Gemini hoặc các nền tảng AI khác, nhưng sau đó người học vẫn không biết nên áp dụng vào việc gì, áp dụng thế nào, kiểm soát rủi ro ra sao và lưu trữ kết quả để tái sử dụng như thế nào.
Đối với khối hành chính – nhân sự – mua hàng, thay đổi phương thức làm việc có thể bắt đầu từ những điểm rất cụ thể.
Thứ nhất, chuẩn hóa cách giao việc cho AI. Một yêu cầu tốt cần có bối cảnh, mục tiêu, dữ liệu đầu vào, định dạng đầu ra, văn phong mong muốn và tiêu chí kiểm tra kết quả. Khi nhân sự biết cách đặt yêu cầu rõ ràng, AI sẽ tạo ra kết quả có tính ứng dụng cao hơn.
Theo đánh giá của các chuyên gia, AI có thể giúp đội ngũ hành chính – nhân sự – mua hàng giảm đáng kể thời gian xử lý công việc
Thứ hai, thiết lập nguyên tắc kiểm soát đầu ra. Mọi kết quả do AI hỗ trợ cần được kiểm tra lại về tính chính xác, tính phù hợp với quy định nội bộ, tính pháp lý, tính bảo mật và tính khả thi trong bối cảnh doanh nghiệp. Đây là điểm đặc biệt quan trọng trong các nội dung liên quan đến hồ sơ nhân sự, lương, bảo hiểm, hợp đồng, nhà cung cấp và thông tin quản trị.
Thứ ba, biến kết quả tốt thành tài sản dùng chung. Một prompt hiệu quả, một mẫu email tốt, một checklist onboarding đầy đủ, một SOP rõ ràng hoặc một mẫu báo cáo dễ hiểu không nên chỉ được sử dụng một lần. Doanh nghiệp cần tổ chức lại thành thư viện nội bộ để các phòng ban có thể tái sử dụng, cập nhật và cải tiến liên tục.
Thứ tư, xây dựng các trợ lý AI chuyên biệt cho từng nhóm việc. Với dữ liệu được kiểm soát phù hợp, doanh nghiệp có thể từng bước thiết lập các AI Bot hỗ trợ tra cứu quy định, biểu mẫu, quy trình nội bộ, hướng dẫn onboarding, soạn thảo văn bản, trả lời câu hỏi nghiệp vụ cơ bản hoặc hỗ trợ chuẩn bị hồ sơ mua hàng.
Doanh nghiệp cần đào tạo AI theo hướng thực chiến, không hàn lâm
Đối với đội ngũ hành chính – nhân sự – mua hàng, đào tạo AI chỉ có ý nghĩa khi học viên có thể áp dụng ngay vào công việc sau khóa học. Vì vậy, phương pháp đào tạo cần lấy tình huống thực tế làm trung tâm.
Một chương trình đào tạo AI hiệu quả cho doanh nghiệp nên có ít nhất ba tầng kết quả. Tầng thứ nhất là năng lực cá nhân: mỗi học viên biết cách giao việc cho AI, biết kiểm tra đầu ra, biết ứng dụng vào công việc của mình. Tầng thứ hai là tài sản phòng ban: sau khóa học, phòng ban có thêm bộ prompt mẫu, checklist, SOP, mẫu văn bản, mẫu email, mẫu báo cáo hoặc trợ lý AI phục vụ các nhóm việc thường xuyên. Tầng thứ ba là năng lực tổ chức: doanh nghiệp hình thành thói quen chuẩn hóa, lưu trữ, chia sẻ và cải tiến cách làm, từ đó tạo nền tảng cho chuyển đổi số bền vững.
Với khối hành chính – nhân sự – mua hàng, vấn đề bảo mật cần được đặt lên hàng đầu. Đây là khu vực xử lý nhiều dữ liệu nhạy cảm như hồ sơ nhân sự, thông tin lương, bảo hiểm, hợp đồng lao động, thông tin nhà cung cấp, báo giá, điều khoản thương mại, hồ sơ trình duyệt và tài liệu quản trị nội bộ.
Do đó, doanh nghiệp cần ban hành nguyên tắc sử dụng AI rõ ràng. Người lao động cần hiểu loại dữ liệu nào có thể đưa vào công cụ AI, loại dữ liệu nào cần ẩn danh, loại dữ liệu nào tuyệt đối không được nhập lên nền tảng bên ngoài, và trường hợp nào bắt buộc phải có sự kiểm tra của cấp có thẩm quyền trước khi sử dụng kết quả.
Chương trình đào tạo ứng dụng AI cho khối Hành chính – Nhân sự – Mua hàng là một bước đi đáng chú ý trong tiến trình chuyển đổi số của doanh nghiệp. Điểm đáng quan tâm của chương trình không chỉ nằm ở chủ đề AI, mà ở cách tiếp cận: đưa AI vào các nghiệp vụ vận hành cụ thể, gắn với công việc hằng ngày, có thực hành, có sản phẩm đầu ra và có định hướng triển khai sau đào tạo.
Là đơn vị tư vấn và đào tạo chuyên sâu trong lĩnh vực kế toán, tài chính, thuế, quản trị doanh nghiệp và ứng dụng công nghệ vào vận hành, AuditCare Việt Nam (ACV) tiếp cận đào tạo AI không chỉ từ góc độ công cụ, mà từ góc độ quản trị.
Với ACV, AI không phải là mục tiêu cuối cùng. Mục tiêu cuối cùng là giúp doanh nghiệp nâng cao hiệu suất, chuẩn hóa quy trình, giảm rủi ro, cải thiện chất lượng dữ liệu, tăng năng lực báo cáo và xây dựng đội ngũ có khả năng thích ứng với môi trường làm việc mới.
Khi AI được triển khai đúng phương pháp, đúng bối cảnh và đúng nguyên tắc kiểm soát, đây sẽ không chỉ là công cụ hỗ trợ công việc, mà là đòn bẩy quan trọng giúp doanh nghiệp Việt Nam nâng cao năng lực quản trị trong giai đoạn phát triển mới.
Bình luận (0)