Theo một nhan đề trên tờ The Independent, chi phí mà doanh nghiệp tiêu tốn trong năm 2019 cho các buổi họp hành mà báo này dùng từ "pointless" - nôm na là không có mục đích gì, sẽ lên tới 45 tỷ Bảng. Đây là thống kê thực hiện bởi ứng dụng hỗ trợ lên kế hoạch online có tên Doodle.
Tờ Insider cho biết, thống kê này dựa trên kết quả của hơn 6.500 phỏng vấn với chuyên gia và người lao động tại Anh, Đức, Mỹ và Thuỵ Sĩ. Trung bình, mỗi người phải bỏ ra 3 tiếng để họp mỗi tuần, trong đó, tới 2/3 số buổi họp bị đánh giá là phí phạm thời gian. Tính ra, tới 24 tỷ giờ đồng hồ làm việc bị lãng phí trong năm tới. Như vậy, năm 2019 này số tiền ước tính thiệt hại tổng cộng trên toàn thế giới sẽ khoảng 425 tỷ Bảng Anh.
Cũng trong nhan đề tương tự, tạp chí chuyên ngành về nhân sự HR Grapevine đăng tải cả ý kiến của người lao động về việc họ cảm thấy khó chịu ra sao khi cứ phải tham gia việc họp hành thiếu nội dung cụ thể hoặc phải có mặt một cách không cần thiết.
89% người được hỏi chỉ đơn giản cho rằng họp như vậy là thiếu hiệu quả. 84% so sánh họp hành kiểu này với việc bị tắc đường hoặc chậm trễ ngoài ý muốn khi đang phải di chuyển. Tới 80% đánh giá ngồi họp mà cảm thấy phí thời gian không khác nào chẳng may vấp chân vào hòn gạch. Cuối cùng, cũng khoảng hơn một nửa người lao động cho biết họp hành không có mục đích cụ thể cũng khó chịu y hệt như đi mưa mà không mang ô.
Ngay đến CEO của Tesla, Elon Musk, cũng cho rằng họp hành quá mức không cần thiết sẽ ảnh hưởng tiêu cực đến cả các công ty lớn và khuyên nhân viên của mình tránh tổ chức các cuộc họp lớn, trừ khi chắc chắn việc họp sẽ mang lại giá trị cho người tham gia nhưng vẫn nên giữ việc họp hành càng ngắn mà mang lại hiệu quả thì càng tốt.
Trang tài chính của Insider liệt kê đủ các yếu tố tạo nên một buổi họp hiệu quả và ngược lại. Để việc họp được đánh giá là không bị lãng phí, 72% số người được hỏi cho rằng cần có mục tiêu họp rõ ràng. Theo sau đó là việc lên kế hoạch kỹ càng cho chương trình họp và các điểm cần đem ra thảo luận. Cuối cùng, hạn chế không quá đông người trong phòng họp cũng được cho là cần thiết, khi có khoảng 35% ý kiến đồng tình.
Các nguyên nhân khiến một buổi họp đạt kết quả tồi bao gồm việc người tham gia họp trả lời điện thoại hoặc nhắn tin ngay giữa phòng họp, người này ngắt lời người kia, thiếu lắng nghe ý kiến của người khác, đến quá muộn hoặc quá sớm và cả việc sử dụng thời gian của buổi họp để nói mãi về một vấn đề không đầu không cuối.
Tờ Telegraph đưa ra góc nhìn từ các doanh nghiệp nhỏ. Một điểm chung giữa ý kiến của các công ty hoạt động trong nhiều ngành nghề khác nhau như Huckletree, Fitsbake hay Digital Voice là họp trực tiếp các bộ phận vẫn đảm bảo mọi người nắm chắc công việc hơn.
Tuy nhiên, trước khi họp, cần liên lạc trước qua điện thoại với đối tác hoặc các cá nhân trong nội bộ công ty để đưa ra một lịch trình rõ ràng nhất có thể để cùng bàn bạc, đánh giá xem có thực sự cần thiết phải tổ chức cuộc họp không, để tránh chồng chéo, mất thời gian của cá nhân và tập thể cũng như góp phần tiết kiệm chi phí cho doanh nghiệp.
* Mời quý độc giả theo dõi các chương trình đã phát sóng của Đài Truyền hình Việt Nam trên TV Online!