Được tặng quà trưởng thành là một chiếc dấu hanko
Từ những hóa đơn tiền điện, đăng ký hôn nhân, hợp đồng cho tới cả thư tay… tất cả đều cần những con dấu đỏ gọi là "hanko", một dạng chữ ký cá nhân kiểu Nhật Bản. Ai ở đây cũng có một dấu gỗ hanko.
Chị Sayuri Wataya - Biên tập viên truyền hình cho biết: "Trong văn hóa Nhật Bản, chúng tôi định danh bằng chữ ký, nhưng lúc nào cũng sẽ phải đi kèm một con dấu đỏ bên cạnh".
Mỗi người sẽ có một con dấu riêng, được làm thủ công và không bao giờ trùng lặp với ai. Thanh niên lớn, bắt đầu đi học, đi làm thường sẽ được tặng quà trưởng thành là 1 chiếc dấu hanko, như một chứng nhận là người "đã có trách nhiệm". Mỗi con dấu có giá vài trăm USD.
Ông Takahiro Makino - Nghệ nhân làm dấu hanko chia sẻ: "Mỗi con dấu mang phong cách, hơi thở của mỗi nghệ nhân, cả chúng tôi và khách hàng cùng tham gia thiết kế. Mỗi con dấu đều là độc nhất vô nhị trên toàn thế giới này".
Sự tỉ mỉ, trang trọng của những con dấu hanko đủ để thấy nó gắn bó rất chặt chẽ với văn hóa Nhật Bản, một phần của thủ tục hành chính ở đây. Mỗi giấy tờ đều cần dấu hanko, chính vì thế máy fax, công nghệ Analogue gần như tuyệt chủng ở nhiều nơi trên thế giới, thì lại vẫn tồn tại ở đây.
Mỗi người Nhật trưởng thành sẽ có một con dấu riêng, được làm thủ công và không bao giờ trùng lặp với ai.
Không thể từ chối về giá trị lịch sử hay những nét đẹp văn hóa của hanko, nhưng ở thời đại số, có thể nó không còn phù hợp. Ví dụ, để một quy định mới được thông qua ở 1 công ty, người trình sẽ cần con dấu của trưởng nhóm, rồi trưởng phòng, rồi trưởng ban. Không được bỏ qua một bước nào.
Bộ trưởng Cải cách Hành chính Taro Kono có lần chia sẻ, ông từng nhận một văn bản đến ông là người đóng dấu cuối cùng thì đã có tổng cộng 40 con dấu trước đó.
Đến khi đại dịch COVID-19 xảy ra, những bất lợi của thủ tục hành chính rườm rà càng lộ rõ. Ví dụ, khi 1 trường hợp nhiễm COVID-19 được phát hiện ở Nhật Bản, qua đủ các thủ tục giấy tờ, thì phải mất 3 ngày thông tin mới đến được công chúng. Các bác sĩ đã quá tải với việc chuyên môn thì lại đau đầu thêm với đủ loại báo cáo. Chính phủ mới của Thủ tướng Suga Yoshihide muốn thay đổi toàn bộ những điều này.
Số hóa bộ máy hành chính, hướng tới loại bỏ những con dấu hanko
Trong cuộc họp Nội các gần đây, Thủ tướng Nhật Bản Suga Yoshihide đưa ra chủ trương kiểm tra sự cần thiết của thủ tục con dấu, văn bản giấy trong hành chính. Trong trường hợp cần thiết sẽ sửa đổi luật và trình Quốc hội thông qua trong năm 2021. Đồng thời rà soát việc trao đổi tài liệu, con dấu trong khu vực tư nhân theo quy định của pháp luật, tức là hướng tới bỏ những con dấu hanko.
Con dấu hanko là biểu hiện cho văn hóa doanh nghiệp phân cấp ở Nhật Bản.
Ông Keiichi Fukushima - Hiệp hội Dấu gỗ Hanko, Nhật Bản thẳng thắn: "Đúng là phải điều chỉnh để phù hợp hơn với những phong cách mới, những điều kiện mới. Chúng tôi hy vọng mình sẽ thích ứng nhưng sẽ không biến mất".
Chính quyền nhiều địa phương ở Nhật Bản đã bắt đầu cải cách các thủ tục hành chính từ sớm. Tính đến cuối tháng 3, hơn 70% công việc hành chính của thành phố Fukuoka đã được xử lý trực tuyến. Và hiện nay, con dấu hanko đã không cần phải sử dụng cho khoảng 3.800 loại hồ sơ, thủ tục hành chính.
Loại bỏ được con dấu, sẽ giúp chuyển đổi số trong hành chính công của Nhật Bản trở nên sâu rộng hơn, tiết kiệm chi phí và thời gian.
Tuy nhiên không phải là không có khó khăn. Đầu tiên phải nói tới chính con dấu hanko là biểu hiện cho văn hóa doanh nghiệp phân cấp ở Nhật Bản. Trong một văn bản, sếp tổng đóng dấu thẳng góc trên bên trái, các nhân viên cấp dưới lần lượt theo sau. Càng nhiều người dóng dấu, thì cũng có nghĩa trách nhiệm san sẻ ra càng nhiều. Lỗi sẽ là lỗi tập thể.
Ngoài ra, còn một vấn đề nữa, những người cao tuổi ở Nhật Bản sẽ có phiền phức nhất định đối với các dịch vụ hành chính công online. Trong một xã hội mà có tới 1/4 là người trên 65 tuổi thì thay đổi thói quen hành chính cũng không phải là điều dễ dàng.
Từ bỏ một thói quen lâu ngày là điều khó, nhưng Thủ tướng Suga đã nêu rõ, ưu tiên hàng đầu của chính phủ mới là số hóa bộ máy hành chính, và cuối cùng là số hóa toàn bộ xã hội Nhật Bản. "Bộ cải cách hành chính" ra đời cũng là để đưa ý tưởng này vào thực tế. Theo lộ trình, sau khi giải quyết được vấn đề con dấu, các thay đổi đối với thủ tục giấy tờ và các cuộc họp trực tiếp sẽ là mục tiêu cải cách tiếp theo ở Nhật Bản.
* Mời quý độc giả theo dõi các chương trình đã phát sóng của Đài Truyền hình Việt Nam trên TV Online và VTVGo!