Hệ thống cơ sở dữ liệu trực tuyến hướng dẫn viên du lịch (www.huongdanvien.vn) được Tổng cục Du lịch khai ứng dụng đồng bộ trên toàn quốc từ năm 2008. Đây được coi là hệ thống cơ sở dữ liệu quan trọng, góp phần kết nối, chia sẻ dữ liệu giữa các đơn vị quản lý du lịch về quản lý hướng dẫn viên du lịch nước ta. Cho đến nay, cơ sở dữ liệu này đã và đang quản lý hơn 21.000 hồ sơ hướng dẫn viên du lịch quốc tế và nội địa đang hoạt động trên toàn quốc, hồ sơ của các cơ sở đào tạo tham gia đào tạo ngắn hạn, kiểm tra, cấp chứng chỉ nghiệp vụ hướng dẫn du lịch và ngoại ngữ du lịch; hồ sơ học viên đã hoàn thành các khóa học, đạt yêu cầu trong các kỳ kiểm tra nghiệp vụ, ngoại ngữ…

Sau một thập kỷ hoạt động, Tổng cục Du lịch đã tiến hành nâng cấp cơ sở dữ liệu trực tuyến hướng dẫn viên du lịch, trong đó có thiết kế, xây dựng mới hệ thống cơ sở dữ liệu hướng dẫn viên tại điểm, hệ thống cơ sở dữ liệu mã QR gắn với từng hướng dẫn viên được cấp thẻ. Đồng thời hệ thống được bổ sung nhiều tính năng mới như bảo mật thông tin của hướng dẫn viên thông qua ứng dụng công nghệ mã QR; điều chỉnh giao diện phù hợp với phương tiện sử dụng (điện thoại thông minh); kết nối, tích hợp thông tin với các doanh nghiệp, tổ chức xã hội nghề nghiệp về hướng dẫn du lịch để kiểm tra điều kiện hành nghề của hướng dẫn viên; điều chỉnh tính năng cơ sở dữ liệu các cơ sở đào tạo tổ chức thi, cấp chứng chỉ nghiệp vụ hướng dẫn du lịch; tra cứu, tổng hợp, thống kê đội ngũ hướng dẫn viên …

Sau khi hoàn thiện nâng cấp hệ thống cơ sở dữ liệu, Tổng cục Du lịch đã tập huấn cho các cán bộ, chuyên viên trực tiếp quản lý hướng dẫn viên của các Sở Du lịch, Sở Văn hóa, Thể thao và Du lịch trên toàn quốc nhằm hướng dẫn cách sử dụng, thống nhất cách quản lý thông tin trên phần mềm quản lý hướng dẫn viên trực tuyến.

Việc nâng cấp hệ thống cơ sở dữ liệu trực tuyến hướng dẫn viên du lịch Việt Nam cũng nhằm đáp ứng yêu cầu của Luật Du lịch 2017 có hiệu lực từ ngày 1/1/2018. Luật Du lịch 2017 đã cập nhật nhiều quy định mới liên quan đến hướng dẫn viên, trong đó có phân loại đội ngũ, điều kiện cấp thẻ  hành nghề, điều kiện hành nghề…

Mặt khác, Luật Du lịch 2017 cũng quy định, hướng dẫn viên du lịch chỉ được phép hành nghề khi đảm bảo tiêu chuẩn: Được cấp thẻ hướng dẫn viên và có hợp đồng lao động với công ty lữ hành hoặc công ty chuyên cung cấp hướng dẫn viên, hoặc phải là thành viên của hội nghề nghiệp hướng dẫn viên du lịch.

Do đó, Hiệp hội Du lịch Việt Nam đã quyết định thành lập Ban Chấp hành lâm thời Hội Hướng dẫn viên du lịch Việt Nam gồm 41 thành viên, góp phần hỗ trợ hoạt động, bảo vệ quyền lợi, quản lý hội viên, giúp các cơ quan nhà nước quản lý, nắm bắt hoạt động của lực lượng hướng dẫn viên du lịch toàn quốc. Hướng dẫn viên muốn gia nhập Hội chỉ cần đăng ký gia nhập tự động trên trang thông tin điện tử tại địa chỉ  www.hoihuongdanvien.vn. Công ty Du lịch Vietravel cũng đã thành lập Trung tâm điều hành Hướng dẫn viên Việt Nam nhằm cung ứng dịch vụ hướng dẫn viên du lịch chuyên nghiệp đầu tiên của cả nước, là cơ sở để các hướng dẫn viên gia nhập, đáp ứng điều kiện hành nghề theo quy định của Luật Du lịch 2017.

Theo thống kê, hướng dẫn viên hiện nay chủ yếu là thông thạo tiếng Anh, còn ở những ngôn ngữ khác như tiếng Pháp, Trung, Nhật, Hàn… thì rất thiếu hướng dẫn viên, dẫn đến hiện tượng hướng dẫn viên "chui" xuất hiện ngày càng nhiều, nhất là vào mùa cao điểm khách quốc tế.  Điều này khiến nội dung thông tin dễ bị truyền tải sai lệch, khó kiểm soát. Tổng cục Du lịch phát hiện gần 400 trường hợp sử dụng bằng đại học giả để xin cấp thẻ hướng dẫn viên du lịch từ năm 2016 đến nay và đã đề nghị cơ quan công an vào cuộc xử lý.